بوردهای کانبان چیست؟ Kanban به صاحبان کسب‌وکار و اعضای آن کمک می‌کنند تا گردش کار خود را به شکلی بصری مشاهده کنند. کانبان در مدیریت پروژه و برنامه‌ریزی تولید نیز کاربرد‌های بسیاری دارد. در نتیجه، با بصری‌سازی روند کار روی بورد کانبان می‌توان درک بهتری از روند کار و حجم کارهایی به دست آورد که نیاز به تکمیل شدن دارند. در این مطلب به طور کامل توضیح می‌دهیم kanban چیست و اصول اولیه‌ی کار با بورد‌های کانبان را مرور می‌کنیم.

بورد کانبان چیست؟

ابتدا پیش از هر چیزی، باید بدانیم kanban چیست و سپس کاربرد کانبان در برنامه‌ریزی تولید را بررسی کنیم. بوردهای کانبان مسیری طولانی را پشت سر گذاشته‌اند تا به آنچه که امروز هستند، تبدیل شوند.

در واقع، با شفاف‌سازی گردش کار، مراحلی از کار که دچار مشکل شده‌، به سرعت شناسایی می‌شوند. بنابراین تیم در این شرایط می‌تواند با بهبود کارهای مشکل آفرین به روش کارآمدتری روبرو شود.

تاریخچه‌ی بورد کانبان

در این قسمت برایتان توضیح می‌دهیم تاریخچه‌ی kanban چیست. کانبان (به انگلیسی Signboard) به عنوان یک سیستم برنامه ریزی بصری متعلق به بخشی از سیستم تولید تویوتا (Toyota) روی کار آمد. چند دهه بعد در سال ۲۰۰۷ دیوید اندرسون (David Anderson) ایده متد کانبان را بیشتر توسعه داده و بوردهای کانبان را معرفی کرد. در واقع، همکار اندرسون، دارن دیویس (Darren Davis) بود که پیشنهاد بصری‌سازی گردش کار روی تخته سفید را ارائه کرد.

به این ترتیب، بورد کانبان به شکل امروزی روی کار آمد تا به یکی از مفیدترین ابزارهای مدیریت پروژه چابک برای کارهای دانش محور تبدیل شود. امروزه استفاده از آن توسط تیم‌های اجایل به قدری وسیع است که از بوردهای کانبان تحت عنوان بوردهای کار چابک یاد می‌شود.

اجزای تشکیل دهنده‌ی بورد کانبان چیست؟

پیش از این‌که کاربرد کانبان در برنامه ریزی تولید را بررسی کنیم، ابتدا بهتر است که بدانید اجزای تشکیل دهنده‌ی kanban چیست. بوردهای کانبان از کارت‌ها، ستون‌ها، خطوط جداکننده و محدودکننده حداکثر کارهای قابل انجام در هر مرحله تشکیل شده‌اند تا تیم‌ها بتوانند گردش کار خود را به طور مؤثری بصری‌‌سازی و مدیریت کنند. در ادامه جزئیات بیشتری در رابطه با اجزای اصلی بورد کانبان ارائه شده است.

• کارت‌های کانبان: کارت‌های کانبان برای نمایش بصری هر کار استفاده می‌شوند. هر کارت حاوی اطلاعاتی در مورد کار مربوطه مانند مهلت انجام کار، تعیین کننده‌ی آن، توضیحات لازم و غیره و همچنین وضعیت آن است؛
• ستون‌های کانبان: هر ستون روی بورد نشان دهنده مرحله متفاوتی از گردش کار است. کارت‌ها تا زمان تکمیل کارهای مربوطه، مراحل گردش کار را طی می‌کنند؛
• محدودسازی کارهای در حال پیشرفت: این قسمت حداکثر مقدار کارهایی را که باید انجام شوند، در مراحل مختلف گردش کار محدود می‌کنند. محدود کردن کارها این امکان را برای تیم فراهم می‌سازد تا با همکاری اعضا تنها روی کارهای فعلی خود تمرکز کنند و در نتیجه هر یک از کارها را سریع‌تر به پایان برسانند؛
• خطوط جداکننده: این‌ها خطوط افقی هستند که برای جداسازی فعالیت‌ها، تیم‌ها، گروه‌های خدمات و موارد دیگر استفاده می‌شوند؛
• نقطه الزام: این مورد نقطه‌ای را در فرایند گردش کار نشان می‌دهد که در آن یک کار آماده است تا وارد سیستم شده و در آن جریان یابد؛
• نقطه تحویل: نقطه‌ای در گردش کار در نظر گرفته می‌شود که کارها در آن تمام شده است.

انواع بوردهای کانبان کدام‌اند؟

حال که دانستیم kanban چیست و با اجزای آن آشنا شدیم، در ادامه قصد داریم انواع آن را نیز بررسی کنیم. به طور کلی، دو نوع برد کانبان وجود دارد که عبارت‌اند از بوردهای فیزیکی و دیجیتالی.

Businesswoman Stock photos by Vecteezy

بورد فیزیکی کانبان

بوردهای فیزیکی کانبان ابتدایی‌ترین شکل این بوردها محسوب می‌شوند که تیم‌ها در آن از کاغذ یادداشت چسبی برای نمایش کارها و از وایت‌بورد برای چسباندن هر مورد کاری استفاده می‌کنند. مراحل کار در بورد فیزیکی کانبان به صورت ستون‌هایی نشان داده می‌شوند و کاغذ‌های یادداشت چسبی از یک مرحله به مرحله بعدی منتقل می‌شوند.

بورد دیجیتالی کانبان

بورد دیجیتال کانبان یک راه حل نرم‌افزاری برای نمایش مراحل گردش کار است که نسبت به ابزارهای مشابه فیزیکی کارآمدی بیشتری دارد. این نوع بوردهای کانبان می‌توانند در عین تسهیل همکاری تیمی، امکان مشاهده پیشرفت کار را از هر جایی برای اعضای تیم فراهم کنند. برخی از بوردهای دیجیتال کانبان بسیار انعطاف‌پذیر هستند و به مدیران اجازه می‌دهند تا چندین گردش کار را ردیابی و کار خود را در دسته‌های مختلف سازماندهی کنند.

نمونه‌های زیادی از بوردهای کانبان وجود دارند که در صنایع و تیم‌هایی با پیشینه‌های مختلف به کار رفته‌اند.

مزایای بوردهای کانبان چیست؟

در این قسمت توضیح می‌دهیم مزایای بورد‌های kanban چیست. پیاده‌سازی بوردهای کانبان در حین انجام کارهای تیمی منجر به پیشرفت‌های کوچک و در عین حال پایدار و بلندمدت در فرایندهای کاری کسب‌وکار می‌شود. بنابراین از جمله مزایای کار با بوردهای کانبان می‌توان به افزایش بهره‌وری، کاهش استرس، افزایش کیفیت کارها و غیره اشاره کرد. بر این اساس، برخی مزایای کلیدی بوردهای کانبان به شرح زیر است:

• افزایش شفافیت در گردش کار؛
• افزایش بهره‌ وری؛
• افزایش انعطاف‌پذیری؛
• بهبود تمرکز تیم؛
• کاهش اتلاف منابع؛
• همکاری بهتر؛
• بهبود امکان پیش‌ بینی؛
• همسویی با ارزش‌های شرکت.

روش استفاده از بورد کانبان چیست؟

برای این‌که بتوانید از بورد کانبان در برنامه ریزی تولید استفاده کنید، ابتدا باید بدانید روش استفاده از kanban چیست. هنگام ایجاد بورد کانبان بهتر است از یک ساختار ساده شروع کرد و به تدریج بوردها را ارتقا داد. کاربران می‌توانند با پیروی از هفت مرحله زیر آن‌ها را به یک سیستم مدیریت گردش کار تبدیل کنند.

۱. بصری‌سازی گردش کار در بوردها

از بورد کانبان برای ترسیم تمام مراحل فرایند کاری خود استفاده می‌کنیم. در واقع، هنگامی که به بورد نگاه می‌کنیم، باید به‌خوبی بتوانیم نحوه پردازش کارها و روند گردش کارهای خود را درک کنیم. برای این منظور، کارمان را با ساختار اصلی بوردهای کانبان شروع و آن را به چند بخش اصلی تقسیم می‌کنیم تا مراحل مختلف کار را نشان دهند.

۲. توجه به نقاط گلوگاه گردش کار در بوردهای کانبان

بورد کانبان ابزاری عالی برای بصری‌سازی مشکلات احتمالی در فرایند انجام کارهاست. با استفاده از این ابزار می‌توانیم ستون‌های کاری را زیر نظر بگیریم. همچنین قادریم ستون‌هایی را تشخیص دهیم که کار در در آن‌ها با سرعتی کمتر از جریان گردش کار به ستون بعدی منتقل و انباشته می‌شوند. یعنی می‌توان آنچه را منجر به بروز مشکل در روند کاری کل تیم می‌شوند، تشخیص داد.

این شرایط ممکن است نتیجه‌ی مشکلی موقت یا بروز موانعی در روند انجام برخی کارها باشد. برای مقابله با چنین شرایطی تلاش می‌کنیم که تا حد ممکن گردش کار خود را به‌دقت ترسیم کنیم تا تصویر واضحی از محل دقیق مشکل به‌وجود آمده به‌دست آوریم. به عنوان مثال، در یک بورد کانبان ساده که تنها یک ستون برای کارهای در حال انجام و کارت‌های زیادی برای کارهای در حال انتظار دارد، تعیین اینکه چرا کاری متوقف شده و چگونه می‌توان این مشکل را رفع کرد، چالش‌برانگیز است.

بصری‌سازی گردش کار

در مقابل، بصری‌سازی گردش کار با جزئیات دقیق به همراه ستون‌های اختصاصی برای تمام مراحل کاری موجب می‌شود تا تشخیص اینکه در کدام مرحله مشکلاتی به‌وجود آمده و نیاز به بهبود دارد، سریع و ساده باشد. هنگامی که ستون دارای مشکل یا کار متوقف شده را تشخیص دادیم، هرچه سریع‌تر باید برای رفع آن و جلوگیری از تکرار مجدد چنین مشکلی اقدام کنیم. در این راستا، ساده‌ترین کاری که می‌توانیم انجام دهیم، این است که تعداد کارهای در حال انجام را در اوایل شروع گردش کار محدود کنیم.

به این ترتیب، افرادی که مسئول انجام کارها در این مرحله هستند،‌ زمان بیشتری را در اختیار دارند و در نتیجه امکان رفع موانع موجود برای پیشرفت کارها را به‌دست می‌آورند. یک راه دیگر این است که فعالیت‌های هر یک از اعضای تیم را مجددا مشخص کنیم. به این ترتیب نیازمندی‌های جدید گردش کارها دوباره شناسایی می‌شوند. کانبان به گونه‌ای است که حداکثر انعطاف‌پذیری را ارائه می‌دهد. بنابراین در مسیر اتخاذ تصمیمات حیاتی کسب‌وکار، کنترل کافی روی شرایط موجود خواهیم داشت.

Business Stock photos by Vecteezy

۳. استفاده از بورد کانبان برای محدود کردن تعداد کارهای در حال انجام

بورد کانبان راهی عالی برای اجتناب تیم از انجام چندین کار با هم است. در این بوردها با استفاده از قابلیت محدود کردن تعداد کارهای در حال انجام می‌توان حجم کارهای در حال انجام را متناسب با ظرفیت تیم محدود کرد. همچنین با بورد کانبان می‌توان کل کارهایی را که به طور هم‌زمان قابل انجامند، محدود یا اینکه محدودیت‌هایی شخصی روی هر مرحله از گردش کار اعمال کرد.

همچنین اگر قصد داشته باشیم تا نرخ ارزشی را که به مشتریان ارائه می‌دهیم، افزایش دهیم، به جای شروع یک کار جدید می‌توانیم هر تیم را روی تمام کردن کارهای فعلی متمرکز کنیم. به این ترتیب، اعضای تیم از شروع کار جدید دست می‌کشند و روی تکمیل کارهای در حال انجام فعلی تمرکز می‌کنند. به‌علاوه، امکان مشاهده‌ی اینکه هر فردی در تیم چه کاری را انجام می‌دهد، انگیزه مضاعفی را به کارکنان می‌دهد تا در تمام مدت، عملکرد بهتری داشته باشند.

۴. استفاده از داشبورد کانبان برای صرفه جویی در وقت برای برگزاری جلسات غیرضروری

پیش‌تر بررسی کردیم که مهم‌ترین مزایای استفاده از kanban چیست. یکی از مهم‌ترین مزایای استفاده از بوردهای کانبان این است که امکان صرفه جویی در زمان به دلیل عدم برگزاری جلسات غیرضروری، گزارش پیشرفت کار و بسیاری موارد دیگر را داریم. بر این اساس، بوردهای کانبان را به مثابه نوعی مخزن اختصاصی اطلاعات استفاده می‌کنیم که دانش لازم را در مورد اینکه چه‌کسی در حال انجام چه کاری است، در اختیارمان قرار می‌دهد. همچنین این بوردها اعضای تیم را در جریان نحوه پیشروی کارهای محول شده قرار می‌دهند.

به این ترتیب، برای کسب اطلاعات جدید در مورد نحوه پیشروی کارها نیاز به برنامه‌ریزی برای برگزاری جلسات نداریم. این بوردها امکانی را برای‌مان فراهم می‌کنند تا زحمات مربوط به آماده سازی گزارش کارهای طولانی و طاقت فرسا را حذف کنیم. چراکه تهیه این گزارش‌ها دشوار و زمان‌بر بوده و از سوی دیگر در هنگام ارائه به ذینفعان به‌روز نیستند.

۵. بصری‌سازی عوامل متوقف کننده کار روی بورد کانبان

همچنین بوردهای کانبان این امکانی را دارند تا مشکلاتی را بصری‌سازی کنیم که مانع از انجام کارهای مشخص شده تیم می‌شوند. در بوردهای کاغذی، عوامل متوقف کننده کار معمولا با استفاده از آهنربا یا سنجاق‌های قرمز (در صورت استفاده از بوردهای تخته‌ای) نشان داده می‌شوند. در مقابل، بوردهای کانبان دیجیتالی روش‌های پیشرفته‌تری را برای بصری‌سازی عوامل متوقف کننده ارائه می‌دهند.

به عنوان مثال، علامت توقف کار روی کارت‌های متوقف شده را می‌توان نام برد. هنگامی که عاملی اعضای تیم را از ادامه فعالیت روی یک کار باز می‌دارد، آن را به عنوان عامل مسدود کننده در نظر گرفته و بدون تخطی از محدودیت‌های تعداد کارهای در حال انجام می‌توانند کار دیگری را شروع کنند.

۶. خودکارسازی فرایندهای کاری در بوردهای اجایل کانبان

خودکارسازی عملیات کاری روشی عالی برای ساخت یک سیستم مدیریت گردش کار قدرتمند است. از سوی دیگر، اعضای تیم غالبا در روند گردش کار باید کارهای تکراری زیادی را انجام دهند، تغییرات جدید را هر چه سریع‌تر به اطلاع همکاران خود برسانند، یادآوری‌هایی را درخصوص مهلت انجام کارها تنظیم کنند و کارها را به تدریج به یکدیگر انتقال دهند. همه این کارها وقت‌گیر است و هنگام انجام آن‌ها به صورت دستی موجب بروز هرج‌و‌مرج در گردش کار می‌شوند.

به همین دلیل بوردهای مدرن کانبان امکانی را به اعضای تیم می‌دهد تا اصول خودکارسازی فرایند انجام کارها را در کارهای خود اعمال کرده و جریان آن‌ها را در سیستم بهینه کنند. به طور معمول، این اصول به صورت قوانینی در قالب «اگر این اتفاق افتاد، پس از آن کار … انجام شود.» هستند و فرصتی را برای تیم فراهم می‌کنند تا اقدامات از پیش تعریف شده‌ای را در داخل بورد کانبان خود برای زمانی تنظیم کنند که سایر اتفاقات موردنظرشان رخ داده باشند.

به این ترتیب، با سیستم خودکارسازی بورد کانبان می‌توانیم در برخی موقعیت‌ها فرایندهای تکراری را به صورت خودکار انجام، فعالیت‌های غیرضروری را کاهش دهیم و راندمان بیشتری را برای سیستم مدیریت گردش کار خود فراهم کنیم.

۷. توجه به معیارهای کلیدی گردش کار و بهبود آن‌ها

بوردهای دیجیتالی جدید کانبان به طور خودکار اطلاعاتی را درباره زمان شروع تا پایان کارها، زمان بین شروع و اتمام کارها و سایر شاخص‌های کلیدی عملکرد گردش کارها جمع‌آوری می‌کنند. این اطلاعات باعث می‌شود تا در رابطه با هر گونه تغییر در فرایند کارهای‌مان، تصمیماتی مبتنی بر داده‌های موجود بگیریم و در زمانی که پیش از این برای جمع آوری معیارها به صورت دستی تلف می‌کردیم، صرفه جویی کنیم.

برای مثال، در برخی بوردهای دیجیتال می‌توانیم از انواع نمودار در گردش کار خود بهره ببریم. داده‌های موجود را با نمودارهایی برای ارزیابی بصری‌سازی و در نتیجه به طور مداوم روند انجام کار و تحویل پروژه را بهینه کنیم. علاوه بر این، آگاهی از نحوه استفاده از بوردهای کانبان امکانی را برایمان فراهم می‌کند تا کارها را به روشی بسیار بهتری اولویت‌بندی کنیم. در نتیجه، با بصری‌سازی همه چیز در یک بورد، کل تیم همواره در مسیر یکسانی برای انجام کارها قرار می‌گیرند.

جمع‌بندی

کانبان می‌تواند در برنامه‌ریزی تولید کمک بسیار زيادی کند. بورد کانبان ابزاری برای نگاشت و بصری‌سازی گردش کار تیم‌ها و یکی از اجزای کلیدی متد کانبان است. بوردهای کانبان به تیم‌ها کمک می‌کنند تا نقاط گلوگاه و نقاط ضعف گردش کار را بصری‌سازی کنند و روی کارهای در حال انجام تمرکز کنند. در این مطلب به طور مفصل توضیح دادیم kanban چیست و نحوه‌ی استفاده از آن را مرور کردیم. اگر تجربیاتی در زمینه‌ی استفاده از بورد کانبان دارید، با ما به اشتراک بگذارید.

موسسه پایشگران پارسیان با بیش از یک دهه تجربه در زمینه آموزش و مشاوره و برنامه ریزی کسب و کار در کنار شماست.

جهت اطلاع از دوره های آموزشی موسسه پایشگران پارسیان از لیست دوره ها دیدن فرمایید.

از صفحه اینستاگرام هولیدنگ پایشگران پارسیان دیدن فرمایید.