برای راه‌اندازی کسب‌و‌کار و مدیریت کار‌ها و برنامه‌های کاری به یک نرم‌ افزار مدیریت پروژه نیاز دارید. نرم افزار‌های بسیاری برای مدیریت پروژه تولید شده‌اند. برنامه های مدیریت پروژه و کنترل پروژه به بهبود عملکرد تیم و مدیریت تمام امور کاری کمک می‌کنند. در این مطلب کامل توضیح می‌دهیم نرم افزار مدیریت پروژه چیست و به مقایسه نرم افزارهای کنترل پروژه می‌پردازیم. همچنین انواع برنامه های مدیریت پروژه و کاربرد‌های آن‌ها را بررسی کردیم.

نرم افزار مدیریت پروژه چیست؟

این نرم افزار برای تیم‌های استارتاپی کوچک و همچنین تیم‌های باتجربه و بزرگ و حتی چندین تیم مختلف که برای تکمیل پروژه‌ای نیاز به همکاری با یکدیگر دارند، مناسب است. این نرم افزار شما را قادر می‌سازد وظایفی را به افراد تخصیص یا چند مأموریت جدید به آن‌ها بدهید. شما همچنین می‌توانید مهلت‌های زمانی را به‌راحتی پیگیری کنید تا مطمئن شوید رعایت می‌شوند و البته کل فرایند را از جایگاه مدیریت مرکزی کنترل کنید.

نرم افزار مدیریت پروژه برای کارکنان و مدیران عالی است. چراکه به پیشرفت پروژه‌ها، دستیابی به اهداف تیمی‌ و هماهنگ‌سازی وظایف مختلف کمک می‌کند. یک نرم افزار خوب برای مدیریت پروژه مجموعه‌ای از ابزارها را فراهم می‌کند که به شما امکان می‌دهد منابع خود را توزیع، خروجی‌ها را کنترل، و حجم کار را مدیریت کنید. استقلال وظایف، یکی از بزرگ‌ترین ویژگی‌های نرم افزار مدیریت پروژه محسوب می‌شود. و البته می‌توانید از نرم افزار مدیریت پروژه برای انجام وظایف مرتبط با پروژه‌ای بزرگتر نیز بهره ببرید.

ویژگی های نرم افزار

نرم افزار کنترل پروژه می‌تواند پروژه‌های متعددی را مدیریت، عملکرد تیم را تجزیه‌وتحلیل و پیشرفت هر فرد یا کل تیم را به راحتی رصد کند. نرم افزار کنترل پروژه را می‌توانید در هر نوع کسب‌وکاری که نیاز به مرتب‌‌سازی پروژه‌ها با وظایف مربوط به آن‌ها دارید، به‌کار ببرید. همچنین نرم افزار کنترل پروژه به تقسیم پروژه‌ها در قالب وظایف متعدد، تجزیه‌وتحلیل بهره‌ وری، ایجاد جدول زمانی و برقراری ارتباط بین اعضای تیم کمک می‌کند.

نرم افزار کنترل پروژه فراتر از مدیریت وظایف است، زیرا راه‌حلی همه‌جانبه و در مقیاس بزرگ‌تر ارائه می‌دهد. همچنین نرم افزار مدیریت پروژه به شما امکان می‌دهد کارکنان را راهبری، کارایی اسناد را مدیریت، و بین پروژه‌ها تعادل ایجاد کنید. نرم افزار مدیریت پروژه در حین مدیریت وظایف، اجزای یک پروژه را تقسیم، اقدامات افراد را به‌طور خلاصه بیان، فضایی را برای خودمدیریتی فراهم و تاریخ‌های سررسید را تعیین می‌کند.

نرم افزار‌های مدیریت پروژه گردش کار را خودکار می‌کند. به‌عنوان مثال، زمانی که مرحله‌ی خاصی تمام شود و زمان تعیین وظایف جدید فرا برسد، نرم افزار مدیریت پروژه به همه‌ی افراد مربوطه اطلاع می‌دهد. همکاری در وظایف در نرم افزار مدیریت پروژه جالب و ساده است. کاربران مجاز به اظهار نظر درباره وظایف و پروژه‌ها هستند. سپس مدیران می‌توانند نظرات را به اقدامات تبدیل کرده و به‌سرعت و به‌راحتی آن‌ها را به متخصصان موردنظر خود محوَل کنند.

توصیه‌ای‌ مهم درباره‌ی نرم افزار مدیریت پروژه

نرم افزار کنترل پروژه برای کاربران فردی، تیم‌های کوچک و شرکت‌های چندملیتی سازمانی رایج است. و این بدان معناست که گزینه‌های زیادی برای انتخاب وجود دارد. چه به‌دنبال راهی ساده برای سازمان‌دهی امور پروژه‌ی خود باشید و چه به‌دنبال سیستم درجه‌یک و قدرتمندی در سطح سازمانی باشید، قادرید یک نرم افزار کنترل پروژه مناسب را برای خود برگزینید.

دسته‌بندی نرم‌افزارهای مدیریت پروژه چگونه است؟

در این بخش به مقایسه دو دسته از نرم افزارهای مدیریت پروژه می‌پردازیم. می‌توان نرم‌افزارهای مدیریت پروژه را به دو دسته تقسیم کرد:

• نرم‌افزار مدیریت وظایف؛
• نرم‌افزار زمان‌بندی پروژه.

اگر‌ می‌خواهید تا حد ممکن درباره‌ی انواع نرم افزار مدیریت پروژه آگاهی پیدا کنید، درک تفاوت بین این دو دسته اهمیت بسیار زیادی دارد. بنابراین قصد داریم در ادامه به مقایسه این دو دسته از نرم افزارهای کنترل پروژه بپردازیم. نرم‌افزار مدیریت وظایف برای همکاری بسیار مفید است. این نوع نرم افزار مدیریت پروژه به شما امکان می‌دهد وظایف را مشخص، برای آن‌ها سررسید زمانی تعیین، و افراد را به وظایف ایجاد شده اضافه کنید.

نرم‌افزار، تاریخ‌های سررسید را به شما نشان می‌دهد اما مشخص نمی‌کند آیا این تاریخ‌ها حتما رعایت می‌شوند یا خیر. نرم‌افزار زمان‌بندی پروژه که از دسته‌ی دوم نرم افزار کنترل پروژه است، وابستگی‌های کاری افراد و در دسترس بودن کارکنان را در نظر می‌گیرد، سپس کل دوره‌ی زمانی پروژه را محاسبه می‌کند.

به‌عبارت دیگر، نرم‌افزار در زمان‌بندی پروژه به شما نشان می‌دهد که با فرض در دسترس بودن تیم، با ساعات کاری درنظر گرفته‌شده و همچنین برنامه‌‌ی زمانی تعطیلات، به چه ضرب‌الاجل‌هایی می‌توانید برسید. اگر این داده‌ها را به این دسته از نرم افزار کنترل پروژه بدهید، می‌توانید بااطمینان درمورد تاریخ تحویل پروژه، بدون حدس و گمان مذاکره کنید. اگر پروژه‌ی شما با تأخیر مواجه ‌شود، نرم‌افزار وظایف را به شما اطلاع می‌دهد.

اما آیا این اطلاعات جامع است؟ نرم‌افزار زمان‌بندی پروژه در هنگام بروز تأخیر، کل بازه‌ی زمانی پروژه را مجدداً محاسبه می‌کند تا بتوانید ببینید این تأخیر چقدر بر تاریخ تحویل پروژه تأثیر می‌گذارد. اما این همه‌ی ماجرا نیست. چون نرم‌افزار زمان‌بندی پروژه در مواقعی که می‌خواهید بهترین راه برای بازگشت به زمان‌بندی اولیه را انتخاب کنید کارآمدی خود را نشان می‌دهد.

مزیت کدامیک بیشتر است؟

اگر پروژه‌ی شما محدودیت زمانی ندارد، می‌توانید نرم‌افزار مدیریت وظایف را انتخاب کنید. اما اگر ضرب‌الاجل غیرمنعطفی دارید، بهتر است یک نرم‌افزار زمان‌بندی پروژه مناسب را انتخاب کنید، چراکه سررسیدهای قابل‌دستیابی را به شما نشان می‌دهد و شما را در مسیر هدف نگاه می‌دارد تا از تاریخ‌ها جا نمانید. دو دلیل برای محبوبیت زیاد نرم‌افزارهای مدیریت وظایف وجود دارد. اولا، استفاده از آن آسان است و دوم اینکه مقرون‌به‌صرفه هستند. علاوه بر این، اغلب یک نسخه رایگان دارند که عملکردهای خوبی را ارائه می‌دهند.

ترلو (Trello) نمونه‌ای از یک ابزار ساده و کارآمد مدیریت وظایف است، و توسط بسیاری از شرکت‌ها در سراسر جهان استفاده می‌شود. اما استفاده از نرم‌افزارهای سنتی زمان‌بندی پروژه آنقدرها آسان و ارزان نیست. مایکروسافت پروژه (Microsoft Project) به عنوان یک نرم‌افزار پیشرو و شناخته‌شده در این دسته در بازار موجود است. با این حال، اینطور نیست که همه‌چیز در نرم‌افزارهای جدید زمان‌بندی پروژه که هر روز به‌صورت آنلاین ظاهر می‌شوند، یکسان باشد.

ابزارهای نسل جدید کاربرپسند و ارزان هستند. گِیم پلن (GamePlan) نمونه‌ی خوبی از نسل جدید نرم‌افزارهای زمان‌بندی است که این روزها به کار می‌رود. این نوع نرم افزار کنترل پروژه دارای یک رابط کاربری گرافیکی با کاربرد آسان است و حق اشتراک ارزانی هم دارد. نسخه‌ی رایگان اما محدود آن نیز در دسترس است.

رابط کاربری، اطلاعات مربوط به گردش کار پروژه را انتقال می‌دهد. به این صورت که به یک موتور زمان‌بندی قدرتمند متصل است و به‌طور خودکار یک گانت چارت (نمودار میله‌ای) ایجاد می‌کند و زمان‌بندی پروژه را به تصویر می‌کشد. حال که به مقایسه دو دسته کلی از نرم افزارهای مدیریت پروژه پرداختیم، در ادامه قصد داریم انواع برنامه های مدیریت پروژه را نیز مرور کنیم.

انواع نرم افزار مدیریت پروژه کدام‌اند؟

درمورد چیستی نرم افزار مدیریت پروژه صحبت کردیم، اما نرم افزار مدیریت پروژه چگونه کار می‌کند؟ یا به‌طور دقیق‌تر، انواع نرم افزار مدیریت پروژه چیست و هر کدام چگونه عمل می‌کنند؟ انواع مختلفی از نرم افزار مدیریت پروژه وجود دارد و دسته‌ها عمدتاً بر اساس محل نصب برنامه یا اندازه و میزان استفاده از برنامه‌ی موردنظر تقسیم می‌شوند.

داخلی (On-Premise)

این نوع نرم افزار کنترل پروژه به‌صورت محلی در سرورهای شرکت شما نصب می‌شود. این بدان معنی است که به استثنای شرایط خاص، دسترسی شما به سیستم، صرفا به دستگاه‌های متصل به سرورهای داخلی‌تان محدود می‌شود. شما همچنین می‌توانید این برنامه‌ها را نرم افزار کنترل پروژه «با شبکه‌ی محلی» بنامید.

مثال: جیرا (JIRA) و مایکروسافت پراجکت  (Microsoft Project)

ابری(Cloud-based)

این‌ها اساساً نرم‌افزارهایی هستند که بر روی سرورهای ابری قرار می‌گیرند. به این معنی که کاربران و مشتریان شما می‌توانند در هر کجا که هستند، از طریق یک مرورگر وب، به پروژه‌های خود دسترسی داشته باشند. نرم‌افزار‌های مبتنی بر ابر همچنین می‌توانند شامل برخی نرم‌افزارهای مدیریت پروژه‌ی فردی باشند. البته برخی از نرم‌افزارهای داخلی دارای نسخه‌های تحت‌وب هم هستند.

مثال: ماندِی دات کام (monday.com)، رایک (Wrike)، آسانا (Asana)، پودیو (Podio)

فردی (Individual)

برای آن دسته از کسانی که نیاز بسیار کمی ‌به برنامه های مدیریت پروژه دارند، یا کسانی که می‌خواهند قبل از شروع دقیق یک کار، آن را بررسی و ارزیابی کنند، نرم‌افزارهای فردی گزینه مناسبی به حساب می‌آیند. این سیستم‌ها تحت ‌وب و کم‌حجم هستند. به این معنی که به اندازه‌ی سایر برنامه‌های کاربردی کامل‌تر، امکانات متنوع و گسترده‌ای ندارند اما به اندازه کافی برای افراد مختلف ساده و قابل‌فهمند.

مثال: ترلو (Trello)

اِی‌پی‌آی باز و عمومی (Open API)

این نوع نرم افزارهای مدیریت پروژه به کاربران نهایی خود این امکان را می‌دهند که به نرم‌افزار موجود چیزی اضافه کنند. این نرم‌افزارها می‌توانند برای کسانی که برنامه‌ی موردعلاقه‌شان را پیدا کرده‌اند اما می‌خواهند کمی ‌آن را مطابق ترجیحات خود تنظیم کنند، عالی است. این برنامه‌ها همچنین می‌توانند آزادی بیشتری در راه‌اندازی پروژه‌ به افراد بدهند، چون می‌توانند اجزای برنامه را متناسب با نیازهای تجاری خاص خود تنظیم کنند.

مثال: کلاریزان (Clarizen)، ترلو (Trello)

کاربرد نرم افزار مدیریت پروژه چیست؟

آیا می‌دانید نرم‌افزار مدیریت پروژه دقیقا چه کاری می‌تواند برای شرکت‌های کوچک، متوسط و بزرگ انجام دهد؟ ابزارهای این‌چنینی عمدتاً به امور زیادی در مدیریت میانی رسیدگی می‌کنند و برای نظارت بر شاخص‌های عملکرد کلی و مؤثر شرکت شما جزء مهمی هستند. باید مطمئن شوید که پروژه‌های شما، که هریک به‌تنهایی یک سرمایه‌گذاری منحصربه‌فرد هستند، به‌درستی و به‌طور کارآمد انجام می‌شوند. در اینجا برخی ویژگی‌های مهم یک نرم‌افزار مدیریت پروژه‌ی قابل‌اطمینان آورده شده که باید در نظر داشته باشید:

• همکاری به‌موقع:

نرم‌افزار مدیریت پروژه باید ابزاری عالی برای همکاری باشد زیرا می‌تواند کاربران را قادر سازد با یکدیگر در یک فضایی مشترک کار کنند بدون اینکه تمرکز هیچ‌یک به‌خطر بیفتد. این بدان معناست که تیم‌ها می‌توانند روی پروژه‌های فردی خود تمرکز کنند. رهبران تیم‌ هم ‌که روی چندین امور بزرگ کار می‌کنند نظارت همه‌جانبه‌ای بر پروژه‌های متعدد خواهند داشت. مدیران نیز می‌توانند بدون اثر منفی بر بهره‌وری اعضا، همه چیز را تحت‌ کنترل داشته‌باشند؛

• اشتراک‌گذاری اسناد:

بخشی از ویژگی همکاری به‌موقع، امکان اشتراک‌گذاری اسناد با سایر اعضای تیم و کار بر روی آن‌ اسناد است. این ویژگی را می‌توان با ابزارهای مدیریت پروژه آسان‌تر کرد؛ چراکه به شما امکان می‌دهد نرم‌افزارهای ذخیره‌سازی ابری شخص ثالث را در سیستم ادغام، و همکاری از راه دور را بسیار ساده‌تر کنید؛

• مدیریت هزینه‌ها:

یکی از بزرگ‌ترین چالش‌های پیش روی مدیران پروژه، پیش‌بینی دقیق هزینه‌ها و کاهش آنهاست. ابزار‌های مدیریت پروژه باید امکانات گزارش‌دهی دقیقی را در اختیار کاربران خود قرار دهند که بتوانند به این موارد کمک کنند: نمایش هزینه‌ها، شناسایی منابع هزینه‌های اضافی، و ساده‌سازی زمان‌بندی تولید برای رسیدگی به مسائل مربوط به هزینه‌های فعلی و بالقوه‌ای که ممکن است وجود داشته باشد؛

• گزارش‌دهی:

مدیریت کارآمد هزینه‌ها بدون کمک گرفتن از گزارش‌های قابل‌اطمینان ممکن نخواهد بود. یک نرم‌افزار خوب برای مدیریت پروژه‌ به کاربران خود این امکان را می‌دهد که قالب‌های گزارش خود را تنظیم کنند. این بدان معنی است که شما می‌توانید فقط داده‌هایی را که برای مجموعه‌ای از رویدادهای مهم به آن نیاز دارید، از نرم‌افزار استخراج کنید. این قابلیت در شناسایی انواع شاخص کلیدی عملکرد (KPI) مفید خواهد بود و می‌تواند در شناسایی اجزای مثبت و منفی مهم باشد؛

• سهولت استفاده:

از آنجاکه هدف نرم‌افزار مدیریت پروژه، آسان کردن کل کار برای همه‌ی کاربرانش است، اگر نه همه‌ی ابزارهای مدیریت پروژه‌ی موجود در بازار اما اکثر آن‌ها، دارای کاربری آسان و قابل‌فهم هستند. هر کدام طراحی و رابط کاربری (UI) متفاوتی نسبت به یکدیگر دارند. و هدف کلی همه‌ی آنها این است که تنظیمات و گزینه‌ها را در نرم‌افزار راحت و واضح کنند؛

• مستندسازی آسان‌تر:

نرم‌افزار مدیریت پروژه در ارتباط با همکاری ساده‌تر، ارائه‌ی اسناد را نیز آسان‌تر می‌کند. این بدان معناست که می‌توان از پروژه‌ها برای تحلیل و اجرای مجدد در آینده استفاده، و راه‌حل‌های ارائه‌شده توسط تیم‌های قبلی را توسط تیم‌های بعدی در پروژه‌های آینده اِعمال کرد.

خلاصه

نرم افزار کنترل پروژه برای پیشبرد فرایند‌‌ها، برنامه‌‌ریزی‌های کاری و تعیین مسئولیت‌‌های اعضای تیم به کار می‌رود. هدف از به کار‌گیری نرم افزار مدیریت پروژه، تعیین وظایف افراد تیم، رسیدگی به روند کاری آن‌ها و به طور کلی تقویت عملکرد تیم است. در این نوشته مفصل توضیح دادیم نرم افزار مدیریت پروژه چیست و به مقایسه نرم افزارهای کنترل پروژه پرداختیم، همچنین انواع و کاربرد برنامه های مدیریت پروژه را نیز برایتان شرح دادیم.

موسسه پایشگران پارسیان با بیش از یک دهه تجربه در زمینه آموزش و مشاوره و برنامه ریزی کسب و کار در کنار شماست .

جهت اطلاع از دوره های آموزشی موسسه پایشگران پارسیان از لیست دوره ها دیدن فرمایید.

از صفحه اینستاگرام هولیدنگ پایشگران پارسیان دیدن فرمایید.