آیین نگارش و مکاتبات اداری

همایش آیین نگارش و مکاتبات اداری ویژه مدیران و معاونین شعب بانک مسکن استان گیلان با سخنرانی استاد شاهین ربیعی در سالن اجتماعات این سازمان در چهار راه میکاییل رشت برگزار گردید.

شناخت جمله و اقسام مختلف آن کمک می کند که افراد به درستی بتوانند ارتباطات غیر کلامی را در بستر مکاتبات یا نامه نگاری با توجه به سطوح متفاوت سازمانی به گیرنده پیام انتقال دهند.

جمله:

جمله باید شامل یک مضمون و نکته ی اصلی باشد. گزارش نویس باید توجه داشته باشد که:

هیچ نکته ی اصلی نباید برای آسان فهم کردن جمله از آن حذف شود.

هیچ نکته ی اضافی و غیرضروری در جمله گنجانده نشود.

به قواعد دستور زبان از نظر جای فعل، فاعل، مفعول و فارسی سازی( در اندازه ی متعادل) واژگان، دقت شود.

حروف ربط مانند از، و، که و … در یک جمله پشت سر هم قرار نگیرند.

به کار بردن حرف ربط ” ویا ” نادرست است . یا را باید بدون” و” به کاربرد.

از نوشتن جمله های بلند خود داری شود.

اگر جمله با”اگرچه ، گرچه ، با این که ، با آن که ،باوجود این که ، با وجود آن که ” آغاز می شود ،در جمله ی وابسته ی بعدی نباید از واژه ی” اما” استفاده کرد . نمونه “گرچه این موضوع به او گوشزد شده بود ، توجهی به آن نکرد.”

پاراگراف (بند):

در گزارش، پاراگراف (بند) به معنای مجموعه جمله هایی است که فکر یا مطلب واحدی را بیان می کنند. استفاده از پاراگراف(بند) امتیاز هایی دارد:

شکستن یکنواختی متن

کمک به درک تقسیم بندی موضوع

آسان کردن رجوع به هر مطلب

جلب توجه خواننده به تغییر موضوع یا موضوع های فرعی

نکته: در نگارش باید کوشید همان گونه که در یک جلسه ی غیر رسمی سخن می گوییم، بنویسیم. به این معنا که مطالب با بیشترین میزان دقت، صراحت، روشنی و کوتاهی نگاشته شوند.

جمله از لحاظ فعل به سه قسمت تقسیم می شو:

• فعلی
• بدون فعل
• عاطفی

از لحاظ ساخت:

• ساده
• مرکب

اهمیت کاربرد نشانه ها در مکاتبات اداری:

نقطه

که نشانه مکث و توقف کامل است و در موارد زیر کاربرد دارد:

در پایان جمله های خبری.

مثال: تنها را موفقیت در نظام اداری، کار درست، شایسته سالاری، عدالت اداری و کنترل و نظارت است.

در پایان جمله های امری.

مثال ( :)1خواهشمند است، دستور فرمایید نسبت به حذف درس فارسی عمومی اینجانب در ترم تحصیلی جاری اقدام شود.

مثال ( :)2لازم است سریعاً نسبت به واریز شهریه تحصیلی ترم جاری خود، اقدام نمایید.

بین حروف اختصاری جهت جداسازی حرفها و کلمه ها از یکدیگر

مثال: ع.

اقبال آشتیانی؛ ت. ت (تاکسی تلفنی) هـ. ق. و … .1/4بعد از شماره ردیف یا حروف. مثال: .3 .2 .1و الف. ب. ج.

بعد از کلمه یا عبارتی که به جای جمله به کار برده میشود.

مثال: اطاعت. والسلام. امیدوارم.

دو نقطه :

که نشان دهنده شرح و توضیح است و در موارد زیر کاربرد دارد:

بعد از کلمه هایی که پس از آن توضیح می دهند یا تعریف می کنند.  هنگامی که چیزهایی شمرده می شود و قبل از نقل قول و پیش از آن که عین گفته کسی را نقل کنیم، بعد از واژه یا لغتی که معنای آن در برابرش نوشته می شود و پس از کلمه هایی که نیاز به تفسیر و توضیح دارند.

سه نقطه (…) :

هنگام حذف یک کلمه یا جلمه یا عبارتهای متعدد.

مثال: فقر، ناداری، بیکاری و … از عوامل فساد در جامعه هستند.

در معنی واژههایی مانند «غیره».

مثال: کتاب های درسی ما تاریخ، جغرافی، ریاضی و … بدون در نظر گرفتن شرایط خاص زمانی و مکانی تهیه شده است.

به جای کلمات رکیک که کاربرد آنها خارج از ادب می باشد.

مثال:

مست بودم اگر که… خوردم                       … فراوان خورند مستانا

کلمه «الله» دارای حرمت است و چون ممکن است زیر دست و پا بیفتد، برای حفظ حرمت بعد از الف سه نقطه میگذارند. مثال: ا…اکبر

نشانه پرسش ؟

پس از جمله های پرسشی مستقیم قرار میگیرد.

مثال: آیا امسال در آزمون سراسری شرکت خواهید کرد؟

وقتی نشانه پرسش در داخل پرانتز، بعد از عبارت یا تاریخ بیاید؛ بیان کننده شک و ابهام یا طعنه نسبت به آن تاریخ یا عبارت است.

مثال: هرات یکی از شهرهای پاکستان (؟) است. سعدی در سال ( 754؟) وفات یافت.

در جمله های پرسشی برای تأکید بیشتر در ذهن مخاطب پرسش تأکیدی استفاده می شود و پس از عبارت یا جمله، ابتدا علامت سؤال و سپس علامت تعجب !() قرار می گیرد.

مثال: آیا بی مدیریت میتوان زندگی کرد؟!

نشانه عاطفه !

بیانگر تعجب، شور، احساسات، هیجانات تند، عواطف درونی، تألم، تأثر و … است که پس از اصوات و جمله های تعجبی و عاطفی به کار می رود.

اشتباهات رایج در آیین نگارش و مکاتبات اداری:

شرکت کنندگان همایش

این کارگاه با حضور مدیران دوایر، معاونین شعب و مسئولین واحد های راهبردی بانک مسکن استان گیلان با هدف ارتقا و بهبود مکاتبات اداری در جهت ارتباطات موثر برگزار گردید.

سخنران همایش استاد شاهین ربیعی، مولف و مبتکر مدل رفتاری بنزی می باشند. ایشان مشاور بسیاری از برندهای بین المللی و داخلی در کشور هستند. استاد کتاب هایی با عنوان اصول و فنون مذاکره، مهندسی زبان بدن و فن بیان و سخنرانی با انتشارات دیباگران تهران به چاب رسانده اند که می توانید از طریق سایت پایشگران پارسیان اقدام به تهیه کتاب ها بفرمایید.