آیا راهکارهایی برای مدیریت مدیر خود دارید؟ باید به رابطه با رئیس به اندازهی هر رابطهی مهم دیگری در زندگی اهمیت داد. اگر میخواهید روابط خود با رئیستان را مدیریت کنید، لازم است چند مهارت و روش مؤثر را یاد بگیرید.
آیا واقعا امکان دارد که بتوانید رئیستان را مدیریت کنید؟ اگر ممکن است، آیا ضرورت دارد که این کار را بکنید؟ به هر حال، مدیریت کسانی که مسئول شما هستند، به اندازهی کافی سخت است! قبل از اینکه تصمیم بگیرید رئیستان را مدیریت کنید، ابتدا باید بدانید که او چگونه کار میکند. البته با سر درآوردن از کارهای وی میتوانید یک گام به رئیس کارآمدی شدن نزدیکتر شوید.
چه چیزی میتواند مؤثرتر از این باشد که مطمئن شوید ارتباط مؤثر و متقابلی با رئیستان دارید و برعکس، چه چیزی میتواند رابطهی بین شما و رئیستان را خراب کند؟ وقتی برقراری ارتباط با رئیستان دشوار میشود، چه میکنید؟ در این مطلب قصد داریم ۸ روش مؤثر برای مدیریت رئیستان ارائه دهیم، پس تا انتها با ما همراه باشید.
۱. ابتدا تلاش کنید رئیستان را درک کنید
در مقالهی معروفی از مجلهی کسبوکار هاروارد (Harvard Business Review) به نام مدیریت رئیس خود (Managing Your Boss)، جان کوتر و جان گابارو (John Kotter and John Gabarro) راههایی را برای دستیابی به این هدف پیشنهاد میکنند. آنها میگویند که برای درک رئیستان و سبک کاری او، باید موارد زیر را شناسایی کنید:
- اهداف و مقاصد؛
- فشارها و مشکلات؛
- نقاط قوت، نقاط ضعف و نقاط کور؛
- روش کار ترجیحی.
پس از این، باید همین کار را برای خودتان انجام دهید. همان طور که کوتر و گابارو در تحقیقاتشان ذکر کردهاند، ممکن است این کار برای مدیریت ارتباطتان با رئیس، غیرعادی به نظر برسد، واضح است که انجام این کار ضروری است:
فقط به شغل و نحوهی مؤثر بودن در آن فکر کنید. چگونه منابع لازم، اطلاعات موردنیاز، همفکریها و توصیهها را دریافت میکنید و حتی اجازهی ادامهدادن به شغلتان را میگیرید؟ پاسخ همیشه به کسی اشاره دارد که قدرت دارد، یعنی رئیس. اگر نتوانید رابطه با رئیستان را به رابطهای همراه با احترام و درک متقابل تبدیل کنید، عامل مهمی را در مثمرثمر بودن از دست میدهید.
تلاش برای مدیریت رئیستان کاملا منطقی است، چون کارتان را سادهتر میکند.
۲. رئیستان را مدیریت کنید، اما اصلاحگر نباشید
بپذیرید که رئیستان نیز مانند شما انسان است و نقاط قوت و محدودیتهایی دارد. شکلگیری نقاط قوت و تلاش برای رفع محدودیتها رویکردی سازنده است. اگر این توصیه برای کارمندانتان مفید است، هنگام تلاش برای مدیریت رئیستان نیز میتواند توصیهی خوبی باشد. بنابراین، از خودتان بپرسید: رئیسم چه کاری را میتواند واقعا بهخوبی انجام دهد و نقاط قوت او چیست؟ تغییر روش کار رئیستان، کار بسیار وسوسهانگیزی است. بهویژه اگر حس میکنید که اوضاع بهخوبی پیش نمیرود.
با این حال، تلاش برای تغییر ترجیحات، عادات، روشها و برنامه کاری بسیار دشوار است. نکتهی مهم این است که دریابید چه عاملی توجه رئیستان را به شما جلب میکند تا رابطهی کاری مؤثری را با شما برقرار کند. بهتر است به جای تلاش برای تغییر رئیستان، بر پایههای رابطه و راهی که در آن پیش میرود، تمرکز کنید. سعی کنید به طور منظم با رئیستان ملاقات کنید و رابطهای حرفهای و مبتنی بر اعتماد و احترام متقابل را برقرار کنید.
پیتر دراکر (Peter Drucker) این موضوع را بهخوبی بیان میکند: «برای اینکه از عدم شایستگی به حدی متوسط ارتقا پیدا کنید، لازم است انرژی بسیار بیشتری صرف کنید تا زمانی که قصد دارید عملکرد درجهیکتان را به بهترین عملکردتان تبدیل کنید.» همهی ما بعد از پیشرفت در کاری که در آن مهارت داریم، احساس بهتری داریم.
۳. روی نقاط قوت تأکید کنید
یکی از روشهای کارآمد برای مدیریت رئیستان، حمایت از او در انجام کارهایی است که در آنها مهارت دارد. دربارهی نقاط قوت او و نحوهی بهکارگیری آنها به بهترین نحو، با او صحبت کنید. با ایفای نقشهای دیگر، بهویژه آنهایی که به نقاط قوت شما نیاز دارند، حمایتتان را نشان دهید. ابتدا مطمئن شوید که رئیستان با مفهوم مدیریت مبتنی بر نقاط قوت آشنایی دارد. به ارزش این رویکرد در بالا و پایین سلسلهمراتب مدیریت اشاره کنید.
۴. نقاط قوت را روی چیزهای مهم متمرکز کنید
هرچند نقاط قوت مهماند، ارزش واقعی آنها زمانی به دست میآید که برای چیزهای مهم به کار گرفته شوند. پیتر دراکر در کتابش بهنام مدیر اثربخش (The Effective Executive) توصیه میکند: «برای پاسخ به این پرسش که رئیس من چه کاری را خوب انجام میدهد، بپرسید که رئیس من چه کاری را خوب انجام دادهاست. شواهد نشان میدهند که او در چه مواردی خوب است.»
سپس از خودتان بپرسید که او برای انجام کارها به چه چیز از سوی من نیاز دارد. فعالیتهایی را تشویق کنید که بر اساس نقاط قوت انجام میشوند و اهداف و مقاصدی را که در مرحلهی اول مورد بحث قرار گرفتهاند، محقق کنند.
۵. کارهای نتیجهبخش را پیدا کنید
قبل از اینکه اشتباه متوجه شوید، این مطلب دربارهی چاپلوسی برای دریافت حمایت از رئیستان نیست. باید با انجام کارهایی که فکر میکنید درستاند، شروع کنید؛ سپس راههایی را بیابید تا این موارد را با رئیستان در میان بگذارید و به تأیید او برسانید. فراموش نکنید که انسانها با یکدیگر متفاوتاند؛ بنابراین باید متوجه شوید که کدام روش برقراری ارتباط و صحبت برای هریک از رؤسا کارساز است.
دراکر در کتاب «مدیر اثربخش» اشاره میکند که برخی از افراد «شنونده» و برخی دیگر «خواننده» هستند. برخی ترجیح میدهند صحبت کنند تا بفهمند، برخی دیگر باید پیش از صحبت کردن، بخوانند. اگر رئیستان فردی شنونده است، شخصا مسائل را برای او توضیح دهید و سپس با یادداشتهایی آنها را پیگیری کنید. اگر رئیستان فردی خواننده است، ابتدا موارد مهم را در قالب یادداشت یا گزارشی به او ارائه دهید و سپس دربارهی آنها با او صحبت کنید.
چگونه میتوانید رئیستان را تشویق کنید تا در کارهایی که در آنها مهارت دارد، بیشتر شرکت کند؟ این کاری نیست که لازم باشد با رئیستان انجام دهید. در عوض، باید بکوشید کارها را انجام دهید و ایدهها را به گونهای بیان کنید که با نقاط قوت رئیستان در ارتباط باشند.
اگر رئیستان در ارتباط با مشتریان مهارت دارد، اما مطالبات شغلی او زمانش را محدود کردهاست، او را به طور منظم برای ملاقات با مشتریان مهم دعوت کنید. قدردانی خود را از کارهایی که او تا به حال انجام دادهاست و همچنین ارزشی که مشارکت او به همراه دارد، نشان دهید. از رئیستان بخواهید کاری را انجام دهد. فعالیتهایی را پیشنهاد دهید که میدانید به نقاط قوت او نیاز دارند. تلاشهای شما برای مدیریت رئیستان باید به سوی آنچه برای وی مفید است، هدایت شوند.
۶. رابطهی خود را بسازید
نحوهی برقراری و پرورش رابطهی شما به عوامل بسیاری بستگی دارد. پیش از این نیز دربارهی نیاز به ارتباطات خوب، منظم و باز صحبت کردهایم. این ارتباطات باید به شکل مطلوبی به جلب اعتماد، احترام و درک کمک کنند. میزان سهولت در به دست آوردن هریک از این موارد طبیعتا متفاوت است. توانایی شما برای تأثیرگذاری بر رئیستان به ۴ عاملی که پیش از این نیز درموردشان صحبت کردهایم (اهداف، مشکلات، نقاط قوت و ضعف و روش کار ترجیحی) بستگی دارد.
بسیاری از افراد، رئیسشان را به چشم دوست نمیبینند و رئیسشان آخرین فردی است که میخواهند با او وقت بگذرانند. در این صورت، ممکن است بخواهند با صرف کمترین زمانِ ممکن رئیسشان را مدیریت کنند.
۷. چگونه از کار اضافه یا اتلاف وقت پیشگیری کنید؟
اول از همه، رئیستان به وقت شما نیاز دارد و این مسئله کاملا قانونی است. آنچه قانونی نیست، کار اضافه یا اتلاف وقت شماست. برای اینکه بتوانید بر مدیریت زمان رئیستان تأثیر بگذارید، راههایی وجود دارند؛ بنابراین چه کارهایی را باید انجام دهید و به چه مواردی باید توجه داشتهباشید؟
- وقتی که کاسهی صبرتان لبریز شد، رئیستان را مطلع کنید؛
- اگر رئیستان میخواهد شما را تحت فشار بگذارد، او را از عواقب کارش به این شکل آگاه کنید: «بله، میتوانم این کار را تا آن زمان انجام دهم، اما این باعث میشود…»؛
- به تمام درخواستهای رئیستان نگویید چشم! با وی مذاکره کنید؛
- هنگامی که رئیستان لیستی از وظایف را به شما میدهد، از او بخواهید آنها را اولویتبندی کند.
وقتی رئیستان از شما درخواست میکند که کاری را انجام دهید، جزئیات را بررسی کنید و در صورت امکان بگویید که با او در ارتباط خواهید بود یا کار موردنظر را بررسی میکنید؛ سپس:
- بررسی کنید که آن کار شامل چه چیزهایی میشود؛
- بررسی کنید که فرد دیگری نیز در کار مشارکت دارد یا خیر؛
- با پاسخ «من میتوانم این کارها را انجام دهم» پیش رئیستان برگردید.
۸. شبکهی بزرگتری را تشکیل دهید
ابایی نداشتهباشید که از رئیستان کمک بخواهید. تلاش کنید شبکهای از افراد را تشکیل دهید که از طریق آنها بتوانید تأثیر مثبتی را بر جای بگذارید. وابستگی به رئیس میتواند تجربهی شغلی محدودکنندهای باشد. چه رئیستان مستبد باشد و چه آنقدر ضعیف که نفوذ بالایی در سازمان نداشتهباشد، باز هم باید برای ساخت شبکهای بزرگتر تلاش کنید.
افرادی را بیابید و با آنها آشنا شوید که تصمیمات را در سازمان میگیرند و در مدیریت مهارت دارند. به طور معمول، این نوع رؤسا بهآسانی پیدا میشوند، زیرا همه میخواهند برایشان کار کنند.
به آنها کمک کنید یا داوطلب شوید که در پروژهای کار کنید تا به آنها نزدیکتر شوید. شبکهی خود را با مدیرانی همسطح رئیستان یا مدیرانی بالاتر گسترش دهید. مطمئن شوید که به دنبال مدیرانی هستید که شرایط خوبی را برای زیردستانشان فراهم میکنند. حواستان باشد که این شبکه را با صداقت و هدفی مثبت گسترش دهید و کارهای سختی را که برای شکلگیری رابطهای حرفهای با رئیستان انجام دادهاید، به خطر نیندازید.
به یاد داشتهباشید که رئیس تأثیرگذار شما را نیز تأثیرگذار میکند
درس شمارهی یک اینجاست: زمانی که بتوانید رئیستان را مدیریت کنید، کار برای خودتان و سایر همکارانتان آسانتر میشود و رئیستان نیز همچنان تأثیرگذار باقی میماند. احتمالا این مقاله تمام مشکلات شما را دربارهی مدیریت رئیستان حل نمیکند. برخی از پیشنهادها جواب میدهند و برخی نه، زیرا موقعیتها متفاوتاند. نکتهی مهم درک موقعیت خود و راههایی برای مدیریت آن است.
خلاصه
قبل از اینکه تصمیم بگیرید رئیستان را مدیریت کنید، ابتدا باید بدانید که او چگونه کار میکند. البته با سر درآوردن از کارهای وی میتوانید یک گام به رئیس کارآمدی شدن نزدیکتر شوید. وقتی برقراری ارتباط با رئیستان دشوار میشود، میتوانید از ۸ روشی که در این مطلب با هم مرور کردیم برای مدیریت رئیستان استفاده کنید. و در آخر اگر روش بهتری برای مدیریت رئیستان میشناسید و یا تجربهای در این زمینه دارید، لطفا با ما به اشتراک بگذارید.
پایشگران پارسیان با بیش از یک دهه تجربه در زمینه آموزش و مشاوره و برنامه ریزی کسب و کار در کنار شماست.
جهت اطلاع از دوره های آموزشی پایشگران پارسیان از لیست دوره ها دیدن فرمایید.
از صفحه اینستاگرام هلدینگ پایشگران پارسیان دیدن فرمایید.