تحلیل منابع انسانی ، بینش و اطلاعات موثقی درمورد کارامدی عملکرد نیروی کار ارائه می‌کند. بدین ترتیب سازمان‌ها می‌توانند پیشرفت کرده و بیش‌تر برای آینده برنامه‌ریزی کنند. در این مطلب با تحلیل منابع انسانی، دلایل اهمیت آن در سازمان و گام‌های لازم برای اجرا کردن عملیاتی آن صحبت می‌کنیم. همچنین در مورد تحلیل پیشگویانه‌ی منابع انسانی نیز توضیح می‌دهیم و مزایا و معایب آن را بررسی می‌کنیم.

تحلیل منابع انسانی چیست؟

این روش تحلیل داده‌ها، اطلاعاتی را استفاده می‌کند که به طور معمول توسط منبع انسانی جمع‌آوری شده‌است و آن را با منابع انسانی و اهداف سازمانی مرتبط می‌کند. انجام این کار مستنداتی درخصوص چگونگی نقش منابع انسانی در تحقق اهداف و استراتژی‌های سازمان ارائه می‌دهد.

به عنوان مثال اگر نرخ ریزش کارمندان یک شرکت مهندسی‌ نرم‌افزار بالا باشد، به احتمال زیاد سازمان سطح بهره‌وری بالایی ندارد. در نتیجه زمان و سرمایه‌گذاری لازم است تا کارمندان به سطح بهره وری بالایی برسند.

مزلب مرتبط: کانون ارزیابی

در مثال بالا دانستن علت نرخ بالای نرخ ریزش کارکنان شرکت می‌تواند اطلاعات ارزشمندی درمورد چگونگی کاهش آن ارائه دهد. یعنی با کاهش نرخ ریزش، شرکت می‌تواند درآمد و بهره‌وری خود را افزایش دهد.

Image by 8photo on Freepik

دلایل اهمیت تحلیل منابع انسانی

اکثر سازمان‌ها داده‌هایی دارند که به طور دوره‌ای جمع‌آوری می‌شود، بنابراین چرا به شکلی تخصصی از تحلیل نیاز داریم؟ آیا منابع انسانی نمی‌تواند به داده‌های پیشین خود اتکا کنند؟ متأسفانه داده‌های خام به تنهایی نمی‌توانند اطلاعات مفیدی ارائه دهند و بیش‌تر شبیه این است که به صفحه‌ی بزرگی پر از اعداد و کلمات نگاه کنید. بدون داشتن نظم و هدف، داده‌ها بی‌معنی به نظر می‌رسند.

پس از سازماندهی، مقایسه و تحلیل، این داده‌های خام اطلاعات مفیدی ارائه می‌دهند که می‌توان از آنها به بهترین شکل استفاده کرد. آنها می‌توانند به سؤالاتی مانند این موارد پاسخ دهند:

• چه الگویی می‌توان در نرخ ریزش کارکنان پیدا کرد؟
• چه مدت طول می‌کشد تا کارمندان استخدام شوند؟
• چه مقدار از سرمایه‌گذاری لازم است تا کارکنان به بیش‌ترین بهره‌وری و سرعت خود برسند؟
• کدام یک از کارکنان ما به احتمال زیادی در طول سال ترک خدمت می‌کنند؟
• آیا برنامه‌های یادگیری و توسعه، تأثیری بر عملکرد کارکنان دارند؟

داشتن داده‌های لازم به این معنی است که سازمان‌ها می‌توانند بر پیشرفت‌های لازم و برنامه ریزی برای اقدامات آینده تمرکز کنند. با داشتن امکان پاسخگویی به سؤالات مهم با شواهد موثق، جای تعجب ندارد که بسیاری از مشاغل با استفاده از تحلیل منابع انسانی قادرند تا عملکرد خود را بهبود دهند.

نمونه‌هایی از تحلیل منابع انسانی

سازمان‌ها چگونه می‌توانند از تحلیل منابع انسانی کمک بگیرند؟ بیایید با ذکر چند نمونه از مسائل مشترک سازمان‌ها این مسئله را بررسی کنیم:

۱. ترک خدمت

اغلب مواقع وقتی کارکنان ترک خدمت می کنند، دلایل واقعی آن بررسی نمی‌شود. ممکن است گزارش‌ها یا داده‌های مربوط به موقعیت های فردی جمع‌آوری شوند، اما هیچ راهی برای اطلاع از دلایل اصلی نرخ بالای خروج کارکنان وجود ندارد. با توجه به اینکه ترک خدمت از نظر زمان و سود از دست رفته پرهزینه است‌، سازمان‌ها باید تلاش کنند تا از این مسئله جلوگیری کنند.

مطلب مرتبط: نگهداشت نیروی انسانی

تحلیل منابع انسانی می‌تواند این مزایا را برای شرکت‌ها داشته باشد:

• جمع‌آوری و تحلیل داده درخصوص ترک خدمت برای شناسایی روند و الگوهایی که نشان‌دهنده‌ی دلایل ترک خدمت کارکنانند؛
• جمع‌آوری داده‌های مربوط به رفتار کارمندان، مانند بهره‌وری و تعامل برای درک بهتر وضعیت کارمندان فعلی؛
• برقراری ارتباط بین این داده‌ها برای درک عواملی که منجر به ترک خدمت کارکنان می‌شوند؛
• ایجاد مدل پیش‌بینی‌کننده برای ردیابی بهتر کارمندانی که ممکن است با الگوی حاصل مرتبط باشند؛
• تدوین استراژی‌هایی که باعث بهبود محیط کار و سطح مشارکت شود؛
• شناسایی الگوهای تعامل کارمندان، رضایت شغلی کارکنان و عملکرد آن‌ها.

مطلب مرتبط: دلایل عوض کردن شغل

۲. استخدام

سازمان‌ها به دنبال متقاضیانی هستند که نه تنها مهارت‌های مناسبی را دارا هستند، بلکه ویژگی‌های مناسبی هم دارند که با فرهنگ و نیازهای عملکردی سازمان مطابقت دارد. بررسی صدها یا هزاران رزومه و تصمیم‌گیری درباره استخدام کارکنان بر اساس اطلاعات پایه محدودکننده است. به عنوان مثال یک شرکت در صورت عدم توجه به متقاضیان بالقوه ممکن است متوجه شود که خلاقیت، نسبت به تجربه کاری اولویت دارد.

تحلیل منابع انسانی همچنین می‌تواند این کارها را انجام دهد:

• جمع‌آوری سریع و خودکار داده‌های متقاضیان از چندین منبع فعال؛
• اخذ اطلاعات عمیق و سودمند از متقاضیان با در نظر گرفتن متغیرهای گسترده، مانند فرصت‌های توسعه و تناسب فرهنگی؛
• شناسایی متقاضیان با ویژگی‌هایی که قابل‌مقایسه با کارمندان برتر سازمان است؛
• عدم سوگیری و فراهم کردن فرصت برابر برای همه‌ی متقاضیان با رویکرد استخدام داده محور. طوری که دیدگاه و نظر تنها یک نفر نمی‌تواند در استخدام متقاضیان تأثیر بگذارد؛
• آماده کردن لیستی از شاخص‌های استخدام نقش‌های سازمان در طولانی‌مدت که باعث می‌شود سازمان در استخدام‌های بعدی آماده‌تر باشد و سریع‌تر عمل کند؛
• ارائه‌ی داده‌های تاریخی مربوط به میزان استخدام در دوره‌های مختلف که کمک می‌کند سازمان‌ها برنامه‌های استخدامی بلند‌مدت بهتری تهیه کنند.

مراحل تحلیل منابع انسانی

تحلیل منابع انسانی از چندین مؤلفه تشکیل شده است که از یک‌دیگر تاثیر می‌پذیرند.

1. برای به دست آوردن بینش حل مسئله، ابتدا باید داده‌ها جمع‌آوری شوند؛
2. سپس داده‌ها باید در برابر داده‌های دیگر، مانند اطلاعات تاریخی، معیارها یا میانگین‌ها، کنترل و اندازه‌گیری شوند؛
3. این به شناسایی روندها یا الگوهای کمک می‌کند. در این مرحله است که می‌توان نتایج را در مرحله‌ی تحلیلی تحلیل کرد؛
4. مرحله‌ی آخر استفاده از این اطلاعات در تصمیمات سازمانی است.

بیایید نگاهی دقیق‌تر به نحوه‌ی عملکرد این روند بیندازیم:

۱.  جمع‌آوری داده‌ها

کلان‌داده به مقدار زیادی از اطلاعاتی اشاره دارد که توسط منابع انسانی جمع‌آوری می‌شود. این اطلاعات برای تحلیل و ارزیابی شیوه‌های کلیدی منابع انسانی، از جمله استخدام، مدیریت استعداد، آموزش و عملکرد به کار می‌رود.

جمع‌آوری و ردیابی داده‌های با کیفیت اولین مؤلفه‌ی حیاتی در تحلیل منابع انسانی است. داده‌ها باید به‌راحتی قابل‌ دستیابی و قادر به ادغام در یک سیستم گزارش‌دهی باشند. این داده‌ها می‌توانند از سیستم‌های منابع انسانی کنونی، سیستم‌های یادگیری و توسعه یا از  طریق روش‌های نوین جمع‌آوری داده‌ها مانند سیستم‌های مبتنی بر فضای ابری، دستگاه‌های تلفن همراه و … تهیه شوند. سیستمی که داده‌ها را جمع‌آوری می‌کند باید بتواند توانایی مرتب‌سازی و سازمان‌دهی داده‌ها را برای تحلیل آینده داشته‌باشد.

چه نوع داده‌هایی جمع‌آوری می‌شود؟

• مشخصات کارمندان؛
• کارایی و عملکرد پرسنل؛
• اطلاعات مربوط به کارکنان ممتاز؛
• اطلاعات مربوط به کارکنان ضعیف؛
• تاریخچه‌ی حقوق و دستمزدها؛
• اطلاعات دموگرافیک؛
• آنبردینگ (Onboarding) و معاشرت سازمانی؛
• آموزش؛
• مشارکت؛
• نگهداشت نیروی انسانی؛
• ترک خدمت کارکنان؛
• از کارگریزی و غیبت‌های پرسنل.

۲. اندازه‌گیری

در مرحله‌ی اندازه‌گیری، داده‌ها وارد فرایند اندازه‌گیری و مقایسه‌ی مداوم می‌شوند، که به عنوان شاخص‌های منابع انسانی نیز شناخته می‌شوند. تحلیل منابع انسانی داده‌های جمع‌آوری شده را با هنجارهای تاریخی و استانداردهای سازمانی مقایسه می‌کند. این فرایند نمی‌تواند به تنها نگاهی اجمالی از داده‌ها تکیه کند و به جریان مداومی از داده‌ها در طول زمان نیاز دارد.

شاخص‌های کلیدی که در تحلیل منابع انسانی‌ مورد نظارت قرار می‌گیرند عبارتند از:

• عملکرد سازمانی: داده‌ها برای درک بهتر ترک خدمت کارکنان، غیبت‌های غیرموجه و نتایج استخدام جمع‌آوری و مقایسه می‌شوند؛
• عملیات و فعالیت‌ها: داده‌ها برای تعیین اثربخشی و کارایی رویه‌ها و اقدامات روزانه‌ی سازمان نظارت می‌شوند؛
• بهینه‌سازی فرایند: این شاخص، داده‌های مربوط به عملکرد سازمانی و شاخص‌های عملیاتی را به منظور شناسایی زمینه‌هایی از فرایند که قابلیت رشد دارند، ترکیب می‌کند.

در ادامه چند نمونه از شاخص‌های خاص را که می‌توانند توسط منابع انسانی اندازه‌گیری شوند، ذکر کرده‌ایم:

• زمان لازم برای استخدام: تعداد روزهایی که برای اعلان فرصت‌های شغلی و نهایی کردن استخدام متقاضیان لازم است. این شاخص‌ با گذشت زمان کنترل و با نرخ سازمانی مورد نظر مقایسه می‌شود؛
• هزینه‌ی لازم برای استخدام: کل هزینه‌های مربوط به جذب و استخدام متقاضیان شغلی. شاخص‌ هزینه استخدام (Cost per Hire) در طی زمان کنترل می‌شود تا هزینه‌های معمول مربوط به استخدام متقاضیان موقعیت‌های شغلی ردیابی شود؛
• ترک خدمت: نرخ ترک خدمت کارکنان تعداد کارکنانی است که پس از یک سال مشخص اشتغال در سازمان، شغل خود را ترک می‌کنند. این شاخص‌ در طی زمان کنترل، و با نرخ  قابل‌قبول یا هدف سازمان مقایسه می‌شود؛
• غیبت‌ها: فراوانی و تعداد روزهایی که کارکنان از شغل خود دور هستند. این شاخص‌ در طی زمان کنترل، و با نرخ قابل‌قبول یا هدف سازمان مقایسه می‌شود؛
• نرخ مشارکت: اندازه‌گیری بهره‌وری و رضایت کارکنان برای سنجش سطح مشارکت کارمندان در شغل خود. این شاخص‌ می‌تواند از طریق نظرسنجی‌ها، ارزیابی عملکرد یا سنجش میزان بهره‌وری اندازه‌گیری شود.

۳. تحلیل

در مرحله‌ی تحلیل، نتایج حاصل از گزارش این شاخص‌ها برای شناسایی روندها و الگوهایی که ممکن است تأثیر سازمانی داشته باشد، بررسی می‌شوند. روش‌های تحلیلی مختلفی بسته به نتیجه‌ی موردنظراستفاده می‌شود که عبارتند از: تحلیل توصیفی، تحلیل تجویزی و تحلیل پیشگویانه.

• تحلیل توصیفی: صرفا بر درک داده‌های تاریخی و آن‌چه می‌تواند بهبود یابد، متمرکز است؛
• تحلیل پیشگویانه: به منظور پیش‌بینی ریسک‌ها یا فرصت‌های آینده، از مدل‌های آماری برای تحلیل داده‌های تاریخی استفاده می‌کند؛
• تحلیل تجویزی: تحلیل تجویزی، تحلیل پیشگویانه را یک قدم جلوتر می‌برد و عواقب نتایج پیش‌بینی‌شده را پیش بینی می‌کند.

در ادامه چند نمونه از شاخص‌ها در مرحله تحلیلی آورده شده است:

• زمان لازم برای استخدام: مدت زمان بین اعلان‌ فرصت‌های شغلی و استخدام واقعی معیاری است که منابع انسانی را قادر می‌سازد تا درمورد کارایی روند استخدام، اطلاعات لازم را به دست آورد. این امر به بررسی آن‌چه موثر واقع می‌شود و آن‌چه موثر نیست کمک می‌کند. آیا پیدا کردن متقاضی مناسب خیلی زمان‌بر است؟ چه عواملی می‌تواند بر نتیجه تأثیر بگذارد؟
• ترک خدمت کارکنان: شاخص‌ ترک خدمت کارکنان نرخ کارکنانی را نشان می‌دهد که پس از استخدام سازمان را ترک می‌کنند. این شاخص‌ می‌تواند پس از تحلیل مشخص کند که چه بخش‌هایی در سازمان با مشکل نگهداشت کارکنان و عوامل احتمالی، مانند نارضایتی از محیط کار یا عدم پشتیبانی از آموزش روبه‌رو هستند؛
• غیبت و ازکارگریزی: این شاخص‌ نشان می‌دهد که کارکنان در مقایسه با هنجار تعیین‌شده‌ی سازمان چند بار و چه مدت از شغل خود غایبند. این شاخص‌ می‌تواند نشانگر میزان مشارکت کارمندان هم باشد. از آنجاکه غیبت می‌تواند برای بهره‌وری سازمان پرهزینه باشد، این شاخص‌، منابع انسانی را قادر می‌سازد دلایل احتمالی نرخ بالای غیبت را بررسی کند.

۴. به‌کارگیری

پس از تحلیل شاخص‌ها، یافته‌ها به عنوان اطلاعات قابل‌ اجرا برای تصمیم‌گیری سازمانی استفاده می‌شوند.

در ادامه چند نمونه از نحوه‌ی استفاده از نتایج به دست آمده از تحلیل منابع انسانی برای تصمیم گیری آورده شده‌است:

• زمان لازم برای استخدام: اگر یافته‌ها حاکی از آن باشد که زمان استخدام بیش‌ از حد طولانی است و تقاضای شغلی، یک مانع است، سازمان‌ها می‌توانند تصمیم آگاهانه‌ای درمورد چگونگی بهبود اثربخشی و دسترسی فرایند تقاضای شغلی بگیرند؛
• ترک خدمت کارکنان: درک دلایلی که کارکنان، سازمان را ترک می‌کنند به این معنی است که می‌توان در وهله‌ی اول تصمیماتی را برای جلوگیری یا کاهش عوامل تاثیرگذار در این پدیده گرفت. مثلا اگر عدم حمایت از آموزش کارکنان به عنوان یکی از عوامل موثر شناخته شود، می‌توان اقداماتی را برای بهبود آموزش انجام داد؛
• غیبت کارکنان: درک دلایل غیبت طولانی مدت کارمندان، سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا راهکارهایی برای بهبود عوامل موثر در مشارکت کارکنان در محیط کار تدوین کنند.

مزایا و معایب تحلیل منابع انسانی

تحلیل منابع انسانی به سرعت در حال تبدیل شدن به یکی از برنامه‌های مطلوب منابع انسانی است. داده‌هایی که به طور معمول از سراسر سازمان جمع‌آوری می‌شود، بدون جمع‌بندی و تحلیل، فاقد اطلاعات ارزشمند هستند. بدین ترتیب تحلیل منابع انسانی، ابزاری ارزشمند برای‌ به دست آوردن اطلاعات اندازه‌گیری‌شده‌ای به حساب می‌آید که قبلا در دسترس نبود. درست است که که تحلیل منابع انسانی اقدامات منابع انسانی را از سطح عملیاتی به سطح استراتژیک منتقل ‌می‌کند، اما این فرایند نیز چالش‌های خود را دارد.

Image by 8photo on Freepik

در ادامه مزایا و معایب اجرای تحلیل منابع انسانی را ذکر کرده‌ایم:

مزایا

• داشتن رویکرد داده‌محور می‌تواند به تصمیم‌گیری‌های دقیق‌تری بینجامد. بدین ترتیب سازمان‌ها کم‌تر احتمال دارد در تصمیم‌گیری‌های خود به شهود و حدس و گمان تکیه کنند؛
• به کمک درک عمیق‌تر دلایلی که کارکنان یک سازمان آن را ترک می‌کنند یا در آن می‌مانند، می‌توان استراتژی‌هایی برای بهبود نگهداشت کارکنان تدوین کرد؛
• با تحلیل داده‌ها درباره رفتار کارمندان، مانند نحوه‌ی کار با همکاران و مشتریان و تعیین چگونگی تنظیم دقیق فرایندها و محیط، می‌توان مشارکت کارمندان را بهبود بخشید؛
• جذب و استخدام با تحلیل و مقایسه‌ی داده‌های کارمندان فعلی و متقاضیان بالقوه، می‌تواند متناسب با نیازهای واقعی سازمان باشد؛
• روندها و الگوهای موجود در داده‌های منابع انسانی می‌توانند از طریق تحلیل پیشگویانه پیش‌بینی شوند. این امتیاز، سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا در حفظ نیروهای کارآمد بکوشند.

معایب

• بسیاری از بخش‌های منابع انسانی فاقد مهارت‌های آماری و تحلیلی لازم برای کار با مجموعه داده‌های بزرگ هستند؛
• سیستم‌های مختلف مدیریت و گزارش‌دهی در سازمان می‌تواند جمع‌آوری و مقایسه‌ی داده‌ها را دشوار کند؛
• دسترسی به داده‌های باکیفیت می‌تواند برای برخی از سازمان‌هایی که سیستم به‌روز ندارند آسان نباشد؛
• سازمان‌ها به نرم‌افزارهای تحلیلی و گزارش‌دهی باکیفیت نیاز دارند که بتوانند از داده‌های جمع‌آوری‌شده استفاده کنند؛
• نظارت و جمع‌آوری داده‌ها‌یربیشتر با فناوری‌های جدید علاوه بر این‌که باعث می‌شوند پیش‌بینی‌ها بر پایه‌ی داده باشند، می‌تواند مسائل اخلاقی نیز ایجاد کند.

تحلیل منابع انسانی پیشگویانه

تحلیل پیشگویانه داده‌های تاریخی را به منظور پیش‌بینی آینده تحلیل می‌‌کند. عامل تمایز در این‌جا، نحوه‌ی استفاده از داده‌هاست. در تحلیل منابع انسانی استاندارد، داده‌ها جمع‌آوری و تحلیل می‌شوند تا درمورد آن‌چه کارآمد و موثر است و آن‌چه که نیاز به بهود دارد، تحلیل‌هایی انجام شود. در تحلیل پیشگویانه نیز داده‌ها جمع‌آوری می‌شوند اما برای پیش‌بینی‌های آینده درمورد کارمندان یا اقدامات منابع انسانی به کار می‌روند. مثلا می‌توان با این تحلیل پیش‌بینی کرد که کدام متقاضیان در سازمان موفق‌تر خواهند بود. یا اینکه چه کسانی در طی یک سال ممکن است استعفا دهند.

تحلیل منابع انسانی پیشگویانه چگونه عمل می‌کند؟

از تکنیک‌های پیشرفته‌ی آماری برای ایجاد مدل‌های الگوریتمی قادر به شناسایی روندها و رفتارهای آینده استفاده می‌شود. این روندهای آینده می‌تواند خطرات یا فرصت‌های احتمالی‌ای را که سازمان‌ها می‌توانند در تصمیم‌گیری‌های طولانی مدت در نظر بگیرند توصیف کند.

نمونه‌هایی از منابع انسانی پیشگویانه

بیایید بررسی کنیم که چگونه می‌توان از تحلیل پیشگویانه استفاده کرد:

• ترک خدمت کارکنان: با تحلیل پیشگویانه می‌توان الگوریتمی را برای پیش‌بینی احتمال ترک کارمندان در یک بازه‌ی زمانی معین پیش‌یینی کرد. این تحلیل با علامت‌گذاری کارمندانی که در معرض خطر هستند، سازمان‌ها را قادر می سازد تا اقدامات پیشگیرانه‌ای اتخاذ، و از هزینه‌های از دست دادن بهره‌وری و استخدام مجدد خودداری کنند؛
• عملکرد سازمانی: داده‌های تاریخی می‌توانند دلایل عملکرد ضعیف را نشان دهند، اما تحلیل پیشگویانه می‌تواند این را پیش‌بینی کند که چه اقداماتی به احتمال زیاد باعث بهبود عملکرد سازمان می‌شود. در نتیجه اگر سطح مشارکت با عملکرد ارتباط داشته باشد، سازمان‌ها می‌توانند اقدامات خاصی را که باعث افزایش مشارکت کارمندان می‌شود، پیاده‌سازی کنند.

مزایا و معایب تحلیل منابع انسانی پیشگویانه

مزایا

• تحلیل منابع انسانی پیشگویانه سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا در استفاده از داده‌ها فعال باشند؛
• سازمان‌ها به جای رفع مشکلات گذشته می‌توانند آینده‌ای را پیش روی خود قرار دهند که از بروز مشکلات جلوگیری، و چالش‌های آینده را قبل از وقوع حل کند. این اقدام می‌تواند در هزینه‌های آینده، چه در بازده، اهداف و بهره‌وری، صرفه‌جویی کند.

معایب

• تحلیل منابع انسانی پیشگویانه به سطحی از مهارت، فناوری و سرمایه‌گذاری نیاز دارد که بسیاری از سازمان‌ها هنوز برخوردار نیستند؛
• برای پیش‌بینی در مورد کارمندان یا متقاضیان بالقوه نیز، عوامل زیادی باید مورد توجه قرار گیرند؛
• انسان می‌تواند غیرقابل‌پیش‌بینی باشد و شخصیت‌ها، پیشینه‌ها و تجربیات مختلفی داشته باشد. ورود افراد به یک الگوریتم سیاه و سفید به منظور پیش‌بینی درخصوص عملکرد شغلی یا آینده‌ی آن‌ها نه تنها ریسک بالایی دارد، بلکه از نظر اخلاقی نیز سوال‌برانگیز است.

موسسه پایشگران پارسیان با بیش از یک دهه تجربه در زمینه آموزش و مشاوره و برنامه ریزی کسب و کار در کنار شماست .

جهت اطلاع از دوره های آموزشی موسسه پایشگران پارسیان از لیست دوره ها دیدن فرمایید.

از صفحه اینستاگرام هولیدنگ پایشگران پارسیان دیدن فرمایید.