نمودارهای پرت (Program Evaluation Review Technique: PERT) در آمادهسازی ساختار، برآوردهای زمان و منابع موردنیاز برای پروژههای بزرگ کمک بسیاری میکنند. نمودار Pert ابزاری اساسی در مدیریت پروژه است که میخواهند از روشهایی استفاده کنند که با صرف حداقل زمان و انجام بیشترین حجم کار برای رسیدن به اهداف خود پیش بروند. در ادامه همراه با مثال دربارهی نمودار PERT و روش ترسیم آن صحبت میکنیم.
نمودار PERT چیست؟
نمودار PERT، که به عنوان جدول PERT نیز شناخته میشود، ابزاری است که به مدیران پروژه برای برنامهریزی کمک میکند تا جدول زمانی و بودجهی مربوط به پروژهها، تجزیهوتحلیل فعالیتهای پروژهها و همچنین نظارت مستمر بر پیشرفت آنها را در زمانهای مشخصشده مشاهده کنند و آنها را در پیشرفت پروژهها به کار ببرند.
این نمودار قابلیتهای بصری بسیاری دارد و از خطوط سادهای که اهداف و فعالیتها را به هم وصل میکنند، برای کمک به گردش کار مدیریت پروژه استفاده میکند، دیدگاههای موردنیاز را درمورد معیارهای مهم، مانند زمان تخمینی برای اتمام و فعالیت در پروژه، زمان لازم برای تکمیل پروژه و موانع مهم و محتمل پیش رو، فراهم میکند.
نمودار PERT میتواند به شما ایدهای از نوسانات و تغییرات احتمالی جدول زمانی پروژه و همچنین موانع محتمل و برنامهای برای غلبه بر آنها بدهد. این نمودار طراحی شدهاست تا با در نظر گرفتن بهترین و بدترین سناریوهای احتمالی برای هر فعالیت در پروژه، جدول زمانی پروژه را تا حد مشخصی منعطف کند. این نمودر به کارشناسان برنامهریزی پروژه کمک میکند تا پروژههای بزرگ را برنامهریزی و هماهنگ کنند.
نحوهی رسم نمودار Pert
در شکل بالا، نمودار پرت از یک پروژه شامل فعالیتهای F ،E ،D ،C ،B ،A را مشاهده میکنید که مدت زمان لازم برای پایان آن ۷ ماه است و دو مسیر بحرانی شامل مسیرهای BC و ADF دارد. در این نمودار، فعالیت E یک فعالیت غیربحرانی با شناوری ۲ ماه است.
با انجام مراحل زیر میتوانید نمودار PERT را طراحی کنید:
۱. برای رسم نمودار Pert اهداف کلی پروژه را مشخص کنید و وظایف فردی افراد را لیست کنید
آنچه را از پروژه میخواهید به دست آورید، مشخص کنید و در صورت لزوم، اهداف کوتاهمدت و بلندمدت را تفکیک کنید؛ سپس از تمام وظایف لازم برای تکمیل پروژه لیستی تهیه کنید. این کار یک طرح کلی از پروژه و تجزیهوتحلیل کلیهی مراحل برای رسیدن به هدف نهایی به شما نشان میدهد. شما میتوانید هر مرحله را با جزئیات مربوط، مانند روابط پیشنیازی و جدول زمانی هر قسمت از کار، بررسی کنید و گسترش دهید.
۲. مجموعهمراحل موردنیاز را برای رسیدن به اهداف پروژه تعیین کنید
تخصیص زمان برای تعیین روابط پیشنیازی فعالیتهای پروژه، ممکن است به بررسی دقیق جزئیات هر قسمت از کار نیاز داشتهباشد. قرار دادن بعضی فعالیتها در توالی پروژه، راحتتر از برخی دیگر خواهد بود. اما به یاد داشتهباشید که با پیشرفت پروژه ممکن است برنامه نیز در طول مسیر تغییر کند.
۳. یک نمودار شبکه ترسیم کنید که هر مرحله را در جهت تکمیل پروژه متصل کند
نمودار شبکه (Network Diagram) جدولی از جریان فعالیتها و سلسلهمراتبشان است که شامل اهداف مشخص در دایرههایی میشود که با خطوطی به هم متصل شدهاند. خطوط مذکور روابط بین ۲ هدف، ترتیب و زمان تکمیل آنها و اینکه آیا همزمان میتوان روی ۲ مورد کار کرد یا خیر را نشان میدهند. مانند بسیاری از نمودارهای جریان فعالیتها، این خطوط نشاندهندهی روابط بین دو یا چند فعالیت هستند. در این حالت، تمامی فعالیتها در خدمت تکمیل اهداف پروژه هستند.
یک روش عملی برای تهیهی این بخش از نمودار Pert، شروع کردن و نوشتن هدف پروژه در بالای صفحه و لیست کردن تمام مراحل لازم برای رسیدن به هدف است؛ سپس افرادی را مشخص کنید که باید آن مراحل را تکمیل کنند و آنها را به گروههایی انتقال دهید که تعیین میکنند کدام کارها باید اول، دوم، سوم، و به همین روال تا انتها، انجام شوند.
خوشبختانه مثال و الگویی از روش Pert وجود دارد که میتواند به شما کمک کند تا با جستوجوی آنلاین و پر کردنش، نمودار PERT خود را سازماندهی کنید.
۴. جدول زمانی هر مرحله را تخمین بزنید و نمودار را کامل کنید
نمودار Pert مقدار مشخصی از حدس مربوط به زمان اتمام فعالیت را در نظر میگیرد.
برآوردهای زمانیای که معمولا این مدل استفاده میکند، عبارتاند از:
- زمان خوشبینانه: کوتاهترین زمانی که میتوان فعالیت را تکمیل کرد؛
- زمان واقعبینانه: این زمان احتمالا دقیقترین زمان اتمام فعالیت است؛
- زمان بدبینانه: طولانیترین مدتزمانی که برای هر فعالیت مجاز است.
پس از تعیین برآورد زمان، از میانگین وزنی زیر به منظور محاسبهی زمان پیشبینیشده برای هر مرحله استفاده کنید:
۶ ÷ (بدبینانه + (واقعبینانه × ۴) + خوشبینانه) = زمان پیشبینیشده
این فرمول به واقعبینانهترین حالت و مدتزمان لازم برای انجام پروژه وزن و اعتبار بیشتری میبخشد. این محاسبه را برای هر قسمت از کار انجام دهید و آن را در قسمت مربوط به مدتزمان نمودار شبکهی خود برای هر مرحله از مراحل پروژه وارد کنید.
در ادامه این مثال روش Pert را در نظر بگیرید، پروژهای که در آن، تیم شما در حال توسعهی سیستم ردیابی جدید برای شرکت است. اگر همهچیز آنطور که باید پیش برود، تکمیل پروژه ۶۰ ساعت زمان میخواهد. در بدبینانهترین حالت، این پروژه ۱۲۰ ساعت به طول میانجامد. با توجه به اینکه ممکن است چالشها و فرصتهایی پدید آیند، شما میتوانید زمان اتمام را در واقعبینانهترین حالت ۹۰ ساعت در نظر بگیرید.
با استفاده از این ارقام، فرمول شما به شرح زیر است:
۶ ÷ (۱۲۰ + (۴ × ۹۰) + ۶۰) = زمان پیشبینیشده
پس از تکمیل این فرمول، زمان انتظار برای اتمام پروژه ۹۰ ساعت است.
نحوهی استفاده از نمودار Pert
نمودارهای PERT بینش مفیدی را ارائه میدهند که در سازماندهی و تفویض کار، تعیین ضربالاجلها و نقاط عطف این زمینه به مدیران پروژه کمک میکنند و با یک تصویر بصری سریع و آسان و چند محاسبهی مهم اطمینان میدهند که فرایند تکمیل پروژه در مسیر درست قرار دارد.
در اینجا روشهایی را برای استفاده از نمودار PERT آوردهایم:
مایلاستونها و مسیر بحرانی و پروژه را شناسایی کنید
نمودار PERT به شما کمک میکند که مسیر بحرانی (critical path) را شناسایی کنید.
مسیر بحرانی، نشاندهندهی زمان لازم برای تکمیل پروژه است. تأخیر در هر یک از فعالیتهای بحرانی، باعث طولانیتر شدن زمان تکمیل پروژه میشود. با اطلاعاتی که تا کنون در نمودار تکمیلشدهی خود جمع کردهاید (مراحلی که باید برای تکمیل پروژه و محاسبهی زمان پیشبینیشده انجام شوند) باید بتوانید با افزودن زمانهای پیشبینیشده به یکدیگر، مسیر بحرانی را تعیین کنید. مسیر بحرانی برای کل پروژه مجموع محاسبات زمانهای پیشبینیشده در هر مرحله است.
با استفاده از CPM یا مسیر بحرانی میتوانید نمودارتان را بیشتر تجزیهوتحلیل کنید و مایلاستونهای پروژه را با استفاده از نظرات مختلفی که از قبل جمعآوری شدهاند، توسعه دهید.
با توجه به مثال روش Pert که در بالا به آن پرداختیم، اگر بگویید مسیر بحرانی شما، از شروع پروژه تا پایان آن، ۱ سال طول میکشد. ممکن است بخواهید هر ۳ ماه یک بار، یک مایلستون (Milestone) در پروژه ایجاد کنید تا نتایج و پیشرفت آن را به ذینفعان گزارش دهید. با گروهبندی وظایف در قالب زمان موردانتظار برای تحویلشان، بر اساس مقادیر زمانی پیشبینیشده میتوانید مایلاستونهایی را تعیین کنید که طی ۳، ۶ و ۹ ماه و پس از تکمیل پروژه به پایان برسند.
برآورد زمان شناوری موردنیاز که شما را در مسیر درست قرار میدهد
Slack time یا شناوری یک فعالیت، اصطلاحی است که مدتزمانی را تعیین میکند که یک فعالیت میتواند فراتر از تاریخ شروع پیشبینیشده انجام شود تا اطمینان حاصل شود که پروژه طبق برنامه تحویل داده میشود. در اصل بسته به اندازهی شناوری فعالیتها، میتوانید آنها را در توالی پروژه و دیرتر از زمان مشخصشده شروع کنید، در حالی که مهلت کلی تحویل پروژه را نیز رعایت میکنید.
بازهی شناوری یک فعالیت را میتوان به شرح زیر محاسبه کرد:
زمان بدبینانه – زمان خوشبینانه = شناوری
به عنوان مثال، تصور كنید که یكی از وظایف اساسیای كه شما باید در یك پروژه انجام دهید، ارسال ایمیل است. طبق این مثال از روش Pert شما انتظار دارید که طراحی، سازماندهی محتوا، تکمیل لیست ایمیلها و ارسالشان در حالت خوشبینانه ۳ هفته و در حالت بدبینانه ۶ هفته طول بکشد.
۳ = ۳ – ۶
در نتیجه، زمان شناوری شما سههفته است.
خلاصه
نمودار Pert ابزاری در مدیریت پروژه است که در زمانبندی به مدیران پروژه کمک میکند. با این نمودار میتوانید شناوریهای هر فعالیت و مسیر بحرانی پروژه را مشخص کنید. امیدواریم مطالعهی این مطلب برای شما مفید بودهباشد. نظرات خود را با ما بهاشتراک بگذارید.
پایشگران پارسیان با بیش از یک دهه تجربه در زمینه آموزش و مشاوره و برنامه ریزی کسب و کار در کنار شماست.
جهت اطلاع از دوره های آموزشی پایشگران پارسیان از لیست دوره ها دیدن فرمایید.
از صفحه اینستاگرام هلدینگ پایشگران پارسیان دیدن فرمایید.