برنامه ریزی جانشین پروری چیست؟ تصور کنید مدیرعامل یا یکی از اعضای مهم تیم بدون اطلاع قبلی و به طور ناگهانی، شرکت را ترک کرده است. اولین روز در شرکت چگونه خواهد گذشت؟ کدام وظایف و مسئولیتها نیاز به توجه فوری دارند؟ بزرگترین نگرانی سازمان چه خواهد بود؟ پاسخ این پرسشها به شما کمک میکند تا در صورت وقوع سناریوی مشابه، بهخوبی در مورد برنامه ریزی جانشین پروری فکر کنید.
خروج غیرمنتظرهی اعضای مهم مانند مدیرعامل یا کارمندان باتجربه و با دانش عمیق میتواند باعث از دست دادن دانش سازمانی و درنتیجه تضعیف کسبوکار شود. در این مطلب برنامه ریزی جانشین پروری، انواع و مراحل آن را بیان میکنیم.
برنامه ریزی جانشین پروری چیست؟
برنامه ریزی جانشین پروری یک فرایند بلندمدت برای توسعهی افرادی است که با خروج اعضای مهم شرکت، ارتقا مقام دریافت میکنند و در آن موقعیت شغلی مشغول بهکار میشوند.
این یک فرایند دوجانبهی استراتژیک برای ثبت افراد و دانش است که آیندهی یک سازمان را تضمین میکند. شناسایی جانشین مناسب برای ادارهی سازمان از اهمیت ویژهای برخوردار است، اما نباید سایر موقعیتهای شغلی سازمان را فراموش کنید.
Succession Stock photos by Vecteezy
انواع جانشین پروری
سه نوع متمایز برنامه ریزی جانشین پروری عبارتند از:
- خروج مشخص و تعریفشده: وقتی از خروج اطلاع دارید و از طریق شناسایی رهبران و آموزش، برنامهای برای مدیران اجرایی و بالارده وجود دارد؛
- در حال انجام: تعریف موقعیتها و تعیین جانشینان بالقوه برای موقعیتهای کلیدی را شامل میشود. ارزیابی، بررسی و توسعهی مستمر بخش مهمی از آن است؛
- اضطراری یا موقت: برنامههایی برای اولویتبندی عملکردهای رهبری و ایجاد نظم برای ادامهی عملیات که علیرغم اتفاقات غیرمنتظره، برنامهریزی میشود.
مطلب مرتبط: اهمیت جانشین پروری
برنامه ریزی پیش از جانشینی
آیا کارمندی دارید که ممکن است سازمان را ترک کند و مطمئن نباشید باید چه کاری انجام دهید؟ برنامهریزی پیش از جانشینی به شما کمک میکند تا از پیشرفت آیندهی شرکت در مسیر درست مطمئن شوید. برای این کار باید مراحل زیر را انجام دهید:
- مستند سازی ساختار سازمانی فعلی؛
- مستندسازی ساختار سازمانی آینده؛
- مستندسازی و بهروزرسانی شرح وظایف؛
- بهبود میزان تعهد مدیران به برنامه ریزی جانشین پروری و درگیر کردن ایشان در برنامهها؛
- مسئول کردن یک نفر برای انجام کارها.
در بخش زیر چکلیستی از برنامهریزی پیش از جانشینی آورده شده است که پنج مرحلهی بالا را تکمیل میکند. از این چکلیست برای برنامهریزی وظایف استفاده کنید و برای اولین مراحل فرایند برنامه ریزی آماده شوید.
هدف نهایی شما، ایجاد یک طرح جانشین پروری است که با گذشت زمان و تغییر شرایط بهراحتی قابل بهروزرسانی و مدیریت باشد. برنامه ریزی جانشین پروری باید اولویت و برنامهی اصلی شما باشد و تمام کارکنان در سطوح مختلف را دربر بگیرد.
در ادامهی مطلب ایدههایی ارائه میشود که به کمک آن میتوانید برنامه ریزی جانشین پروری را به یک تلاش مشترک و مداوم در سازمان خود تبدیل کنید:
- برنامه ریزی جانشین پروری را بهعنوان یک ابتکار و خلاقیت جدید اعلام کنید. کارمندان نباید فقط جایگاههای شغلی سطح بالا را هدف قرار دهند؛
- در طول فرایند استخدام دربارهی برنامه ریزی جانشین پروری صحبت کنید تا افراد جدید بدانند که این فرایند بخشی از استراتژی سازمان شماست؛
- کارکنان را در فرایند برنامه ریزی جانشین پروری درگیر کنید تا میزان تعهد و انگیزهی آنها را بهبود ببخشید.
وقتی صحبت از برنامه ریزی جانشین پروری به میان میآید، بهتر است از جایگاههای تأثیرگذار شرکت شروع، و سپس به سمت سطوح پایینتر حرکت کنید. بهعنوان مثال، از مدیرعامل شروع کنید و به سراغ نقشهای ارشد، مانند مدیر مالی و سایر پستهای سطح بالا بروید.
مراحل برنامه ریزی جانشین پروری
اکنونکه پیشزمینهای درمورد برنامه ریزی جانشین پروری و ضرورت آن دارید، باید مراحل عملیاتی زیر را دنبال کنید.
مرحلهی ۱: شناسایی موقعیتهای بحرانی
در این مرحله، موقعیتهایی که برای موفقیت شرکت بسیار حیاتی هستند و افرادی را که ممکن است سازمان را ترک کنند شناسایی کنید. شاید از پیشازاین موقعیت یا شخص خاصی را در ذهن داشته باشید. مستندسازی این اطلاعات و شناسایی سایر کارمندان یا موقعیتهای در معرض خطر بسیار مهم است.
در این مرحله، تشخیص میدهید که کدام موقعیتها برای شرکت بسیار مهم هستند. این موقعیتها برای دستیابی به اهداف استراتژیک سازمان بسیار مهم هستند و باید افراد بسیار توانمند و شایستهای که آماده ایفای مسئولیتهای آن هستند مشغول به کار شوند. برای انجام این کار، از الگوهای موجود در این راهنما استفاده کنید. بحرانی بودن موقعیتها را از ۱ تا ۵ سطحبندی کنید.
Succession Stock photos by Vecteezy
هنگام سطحبندی هر موقعیت، باید این سؤالات را از خودتان بپرسید:
این موقعیت تا چه اندازه:
- بر درآمد و بر نتایج مالی سازمان تأثیر دارد؟
- توسعهی استراتژی، طراحی محصولات جدید یا ایجاد فرصت رشد برای سازمان را به همراه میآورد؟
- به اختیار در تصمیمگیری نیاز دارد؟
- درگیر روابط با مشتریان خارجی و سهامداران کلیدی است؟
- بر عملکرد سایر موقعیتهای حیاتی تأثیر میگذارد یا آنها را مدیریت میکند؟
اگر اکثر پاسخها «بله» است، ۵ امتیاز دهید. اگر بیشتر پاسخها منفی است، امتیاز ۱ یا ۲ بدهید.
اکنون باید ضریب ریسک بازنشستگی کارمندان را محاسبه کنید. این موضوع به مدتزمان مورد انتظار تا زمان بازنشستگی کارمند مربوط میشود که به اولویتبندی و تمرکز بر فعالیتهای برنامه ریزی جانشین پروری کمک میکند.
برای تعیین ضریب ریسک کل موقعیت، ضریب ریسک بازنشستگی را در میزان بحرانی بودن آن موقعیت ضرب کنید. موقعیتهایی که بالاترین امتیاز کل را به دست بیاورند، نیاز به توجه فوری و تمرکز بر طرحهای جانشین پروری دارند. این موقعیتها ریسک بالایی در بازنشستگی و همچنین تأثیر زیادی بر دستیابی به اهداف سازمانی دارند.
مطلب مرتبط: زیرساخت های جانشین پروری
مرحلهی ۲: توسعهی الگوهای موفقیت
این فرایند مانند ترسیم نقشهی راه و مسیر برای رهبری سازمان است، از جمله اینکه چگونه مهارت های رهبری افراد را تقویت کرده و توسعه خواهید داد. به یاد داشته باشید که طرح جانشین پروری باید با توجه به آنچه در حال حاضر و در ادامه راه انجام میدهید، برنامهریزی شود. بنابراین باید مهارتهایی را که سازمان در آینده به آنها نیاز دارد نیز در نظر بگیرید. به خاطر داشته باشید که آموزش تجربهها و مهارتها آسانتر است؛ همچنین رفتارهایی که جزو ویژگیهای ذاتی هستند ثابتتر هستند و به طور معمول تغییر نمیکنند.
کدام موقعیتها در مرحلهی یک، امتیاز ۱۶ یا بالاتر داشتند؟ این موارد نیاز به اقدام فوری برای برنامه ریزی جانشین پروری و توسعهی مهارتهای رهبری دارند.
بیایید بررسی کنیم که جانشین بالقوه برای موفقیت در این موقعیت شغلی، به کدامیک از عوامل موفقیت نیاز دارد. الگوی موفقیت را برای موقعیتهای شغلی مختلف تکمیل کنید. سپس، الگویی برای هر یک از موقعیتهای شغلی مهم سازمان خود خواهید داشت. این الگوها بر استخدام و آموزش کارمندان جدید تأثیر بهسزایی میگذارند. این الگوها مبنایی برای شرح شغلی، فرمهای ارزیابی مصاحبه و برنامههای آموزشی و توسعه نیز هستند.
مرحلهی ۳: ارزیابی جانشینان طبق الگوهای موفقیت
اکنونکه الگوی موفقیت را برای موقعیتهای مهم ایجاد کردهاید، وقت آن رسیده که جانشینان را طبق آن الگوها ارزیابی کنید. این امر به شما کمک میکند تا متوجه شوید که جانشینان بالقوه دانش، تجربه، پیشینه، ویژگیهای شخصی و شایستگیهای لازم برای آن موقعیت را دارند یا خیر.
بهمنظور انجام یک مقایسهی مفید میان جانشینان بالقوه و الگوهای موفقیت، باید ویژگیهای خاصی را برای هر یک مشخص کنید. میتوانید این کار را بهراحتی با استفاده از الگوها انجام دهید و تصمیم بگیرید که سطح مهارت موردنیاز برای هر یک چقدر است.
سپس، سطح مهارت جانشین بالقوه را ارزیابی کنید. رتبهی ۵ نشاندهندهی بیشترین میزان توانایی، تجربه، دانش و رفتارهای مطلوب است. رتبهی ۱ نشان میدهد که جانشین بالقوه برای موفقیت در این موقعیت به آموزشهای بیشتری نیاز دارد یا ویژگیهای لازم را ندارد. سطح مهارت واقعی را از سطح مهارت موردنظر کم کنید تا شکاف میان این دو را به دست آورید. هر چه عدد شکاف بیشتر باشد، جانشین بالقوه مورد نظرتان به آموزشهای بیشتری در این زمینهی خاص نیاز دارد.
مرحلهی ۴: ایجاد برنامهی توسعه
در این مرحله، باید بتوانید ارزیابی کنید که جانشین بالقوه، سطح مهارت موردنظر را دارد، و اینکه آیا شکاف زیادی میان سطح مهارت واقعی ایشان و سطح مهارت موردنظر وجود دارد یا خیر. هر چه میزان شکاف بیشتر باشد، زمان، منابع و آموزش بیشتری برای آمادهسازی جانشین بالقوه برای این موقعیت نیاز است. اگر شکاف زیادی وجود دارد، میتوانید جانشین بالقوهی دیگری را در نظر بگیرید.
باید سطح مهارت و شکاف هر فرد را ارزیابی کنید تا بتوانید سازگارترین جانشین را برگزینید. بر اساس سطح مهارت و شکافها، میتوانید برنامههای آموزشی متنوعی ایجاد کنید. از نمودار زیر کمک بگیرید تا متوجه شوید کدام جانشین به آموزش بیشتر و چه نوع برنامههای آموزشی نیاز دارد.
- شاخصهای موفقیت هدف: کدام مهارت یا رفتار خاص به بهبود نیاز دارد؟
- برنامههای آموزشی: بهعنوان مثال میتوان به آموزش در حین کار، دورههای دانشگاهی، پیوستن به گروههای مختلف، خودآموزی و غیره اشاره کرد.
- تاریخ هدف: ماه و تاریخ خاصی که طی آن، یک مهارت خاص باید آموزش داده شود
- نظرات: نظرات مختلف درباره ایدههای برنامههای آموزشی یا خود هدف
- یادداشتهای وضعیت: وضعیت فعلی هدف چگونه است؟
مرحلهی ۵: شناسایی اولویتها و خطرات از دست دادن دانش
فرایند جذب و انتقال دانش نیز بخش مهمی از فرایند برنامه ریزی جانشین پروری است. باید اطمینان حاصل کنید تمام دانشی که از طریق افراد از سازمانتان خارج میشود، بهدرستی و به طور کامل حفظ و به افراد بعدی منتقل میشود.
در یکی از نظرسنجیهای اچآر دیلی ریویوو (HR Daily Review)، ۶۰ درصد از پاسخدهندگان گفته بودند که به دست آوردن اطلاعات مهم شغلی از همکارانشان دشوار، بسیار دشوار یا تقریبا غیرممکن است. جیمز دیویس (James Davis)، ویراستار و مشاور منابع انسانی اچآر دیلی ریویوو نیز گفته است: «کارمندانی که در این نظرسنجی شرکت کردهاند، به طور متوسط ۵ ساعت در هفته را منتظر تماس با افرادی بودند که دانش موردنیاز آنها را در اختیار داشتند و از هر ۱۰ کارگر، یک نفر زمانی دو برابر این را منتظر مانده است. در طول این مدت، شاید کارها به تعویق افتد یا حتی بهطور کلی لغو شود. این موضوع به ناامیدی بیشتر کارکنان دامن میزند.»
روش سازمانها برای مدیریت دانش، به طور مستقیم بر کارمندان، بهره وری و عملکرد آنها تأثیر میگذارد. این نکته نشان میدهد که چرا شناسایی خطرات از بین رفتن دانش ضرورت دارد و چرا این فرایند مهم و مفید است. این بخش از فرایند به مرحلهی اول شباهت دارد. در این مرحله دانش حیاتیای را شناسایی میکنیم که میتواند با ترک افراد سازمان، از دست برود.
از روش امتیازدهی زیر استفاده کنید تا بتوانید میزان خطر از دست دادن دانش و مهارتهای فردی افرادی را برسی کنید که ممکن است روزی سازمان شما را ترک کنند. از خود بپرسید: «این کارمند چه دانش و مهارتهایی دارد؟»
مرحلهی ۶: کنترل دانش در معرض خطر
باید توجه کنید که کدام افراد دارای ضریب ۱۶ یا بالاتر هستند. اگر این افراد سازمان را ترک کنند، از دست رفتن دانش مرتبط با آنها تأثیری منفی بر سازمان شما میگذارد. ضروری است که برای محافظت از این اطلاعات ارزشمند اقدام کنید.
کنترل دانش در معرض خطر، با مصاحبهی شناسایی اولیه آغاز میشود. این مصاحبه به شناسایی حوزههای اصلی که نیازمند تمرکز، توجه و تلاش بیشتری برای جذب دانش هستند، کمک میکند.
چندین روش تخصصی برای جذب و انتقال دانش وجود دارد. برخی از این موارد عبارتاند از:
- نقشهی فرایند (Process maps)؛
- فرایند مستند شده (Documented processes)؛
- نقشهی دانش (Knowledge maps)؛
- دانش موجود (Knowledge inventories)؛
- کمک شغلی (Job aids)؛
- درخت تصمیم (Decision trees).
یک برنامهی جامع برای به اشتراکگذاری دانش مؤثر میتواند به بهبود بهرهوری، کاهش ناامیدی کارمندان، حفظ دانش سازمانی و دستیابی به نتایج سازمانی کمک کند. در فضای رقابتی امروز، سازمانها باید برنامه کاملی برای تسهیل انتقال دانش داشته باشند.
مرحلهی ۷: توسعهی برنامه اجرایی
ایجاد یک برنامهی اجرایی بهمنظور اطمینان از موفقیت بلندمدت پروژه، ضرورت دارد. این طرح برای ثبت اهداف، تشخیص اینکه چه کسی مسئول تکمیل هر هدف است و ایجاد یک جدول زمانی مشخص استفاده میشود.
در این مرحله، وقت آن رسیده اطلاعات به دست آمده را مرور کنید. سؤالات مفید عبارتاند از: «حیاتیترین اهداف چیست؟ چه کسی مسئولیت رسیدگی به آنها را به عهده میگیرد؟»
سؤالات زیر در شناسایی اهداف به شما کمک میکند. از خودتان بپرسید:
- برای کدام موقعیتهای شغلی مهم باید افراد جدیدی استخدام کنم؟
- کدامیک از کارمندانی که به سمت جدید نائل شدهاند، به برنامههای آموزشی و توسعه نیاز دارند؟
- کدام دانش در معرض خطر باید کنترل شود؟
مطمئن شوید که از یک برنامهی اجرایی جامع و توسعهیافته استفاده میکنید. این طرح، برنامهی پنج سال آینده را مشخص میکند. سپس باید مجدد به این طرح مراجعه، و آن را بهروزرسانی کنید. این طرح ابزاری برای هدایت افراد در مسیر رسیدن به اهداف سازمان است. پس از ایجاد برنامهی اجرایی، باید با متخصصان مالی خود درمورد ساختارهای آینده، انتقال مالکیت، مدیریت مالیات و فرایندهای قانونی بحث و گفتوگو کنید.
جمعبندی
با برنامه ریزی جانشین پروری میتوانید نقشه مسیر شغلی کارکنان فعلی شرکت را بهخوبی مشخص کنید و در صورت خروج ناگهانی کارکنان سازمان، از بروز اختلال در فرایندهای سازمان پیشگیری کنید. در این مطلب در مورد برنامه ریزی جانشین پروری و لزوم پیادهسازی آن توضیح دادیم؛ همچنین انواع مختلف و مراحل پیادهسازی آن در سازمان را بررسی کردیم.
پایشگران پارسیان با بیش از یک دهه تجربه در زمینه آموزش و مشاوره و برنامه ریزی کسب و کار در کنار شماست.
جهت اطلاع از دوره های آموزشی پایشگران پارسیان از لیست دوره ها دیدن فرمایید.
از صفحه اینستاگرام هلدینگ پایشگران پارسیان دیدن فرمایید.