گانت چارت یک ابزار مدیریت پروژه است که در برنامه‌ریزی (Planning)، زمان‌بندی (Scheduling) و نظارت بر پروژه‌ها کمک می‌کند. استفاده از نمودار گانت برنامه‌ریزی و زمان‌بندی، همکاری و تعامل در شرایط دورکاری (Remote Work Collaboration)، تخصیص منابع (Resource Allocation) و سپارش وظایفِ (Task Delegation) را بهبود می‌بخشد. در این مطلب به طور مفصل توضیح می‌دهیم گانت چارت (Gantt chart) چیست و روش تهیه‌ی گانت چارت در اکسل را شرح می‌دهیم، همچنین یک نمونه گانت چارت را با هم بررسی می‌کنیم.

گانت چارت چیست؟

در این بخش توضیح می‌دهیم Gantt chart چیست.

نمودار گانت به‌نام یک مهندس آمریکایی و مشاور مدیریت پروژه، هِنری گانت (Henry Gantt)، نام‌گذاری شده‌است. با این حال او اولین کسی نبود که آن را ابداع کرد. این چارت اولین‌بار توسط کارل آدامیسکی (Karol Adamiecki)، مهندسی لهستانی، در دهه‌ی ۱۸۹۰ ابداع شد. کارل آن را برای واحد فولادسازی خود طراحی کرد، اما هنری به سفارشی‌سازی آن برای مشتریانش پرداخت. امروزه گانت چارت‌ها بیش‌تر برای زمان‌بندی و کنترل پروژه‌ها استفاده می‌شوند.

نمونه گانت چارت

در این بخش نمونه نمودار گانت را بررسی می‌کنیم. وظایف هر پروژه، در محور عمودیِ (Y) جدول گانت و مدت‌زمان آن‌ها در محور افقیِ (X) قابل مشاهده هستند. هر وظیفه با یک نوار (Bar) نشان داده می‌شود. طول نوار مدت‌زمان وظیفه را نشان می‌دهد. اگر دو نوار روی محور افقی روی هم قرار بگیرند به این معنی است که آن وظایف به‌صورت هم‌زمان انجام می‌شوند.

همان‌طور که از نمونه گانت چارت بالا پیداست، نمودار گانت به مدیران پروژه اجازه می‌دهد تا نگاهی سریع به اطلاعاتی از پروژه داشته‌باشند مانند:

• فهرست وظایف یک پروژه؛
• تاریخ شروع و پایان هر وظیفه؛
• ارتباط و وابستگی بین وظایف؛
• زمان‌بندی؛
• وضعیت پیشرفت هر وظیفه؛
• کسانی که باید وظایف را انجام دهند.

گانت چارت برای حفظ پروژه در مسیر هدف خود، به‌خصوص زمانی که وابستگی و ارتباطی چندگانه بین وظایف برقرار است و چند وظیفه باید به‌طور هم‌زمان انجام شوند، کاربرد دارد.

کاربردهای گانت چارت چیست؟

اکنون توضیح می‌دهیم مزایای استفاده از Gantt chart چیست. گانت چارت‌ها شناسایی مسیر بحرانی و تکمیل پروژه را برای مدیران آسان می‌کنند و به آن‌ها اطمینان می‌دهند ‌که هیچ تأخیری در انجام وظایف پروژه ایجاد نخواهد شد. مدیران پروژه باید از گانت چارت‌ها برای برنامه ریزی و زمان‌بندی کارها، تخصیص منابع، پیگیری مداوم وضعیت پیشرفت هر وظیفه و اطمینان از اجرای بدون اشکال و به‌موقع وظایف مهم استفاده کنند.

Gantt Chart Stock photos by Vecteezy

روش تهیه‌ی گانت چارت چیست؟

جدول گانت را می‌توان با استفاده از نرم‌افزار مدیریت پروژه یا صفحه‌گسترده‌ای مانند مایکروسافت اکسل (Microsoft Excel) یا گوگل شیت (Google Sheets) تهیه کرد. اما پیش از آن باید گروه خود را جمع و برنامه‌ریزی کنید.

برنامه‌ریزی برای تهیه‌ی نمودار گانت

پیش از تهیه‌ی گانت چارت باید اطلاعات زیر را به‌دست آورید:

• لیست وظایف؛
• تاریخ شروع و پایان هر وظیفه؛
• وابستگی و ارتباط بین وظایف؛
• کسانی که باید هر وظیفه را انجام دهند؛
• افرادی از گروه که موظف به انجام هر وظیفه هستند.

اولین موردی که باید در جلسه‌ی خود با گروه تهیه کنید لیستی از وظایفی است که درنهایت پروژه را شکل می‌دهند. پس از آن و برای تخصیص بدون اشکال منابع، باید مدت‌زمان، منابع موردنیاز، درصد وابستگی‌ها، ارتباطات و غیره را برای هر وظیفه تخمین بزنید. با این‌وجود باید آمادگی داشته‌باشید که هم‌گام با پیشرفت پروژه، منابع خود را دوباره تخصیص و برای‌شان برنامه‌ریزی کنید.

به‌خاطر بسپارید که اطلاعات اولیه‌ی موردنیاز برای تهیه‌ی گانت چارت، فهرستی از وظایف به‌همراه تاریخ شروع و پایان آن‌هاست. شما می‌توانید بسته به میزان پیچیدگی‌ای که ابزار گانت چارت شما اجازه می‌دهد جزئیات بیشتری مانند وابستگی و ارتباط بین وظایف، وظایف مهم، منابع تخصیص‌داده‌شده و دیگر نکات را اضافه کنید.

تهیه‌ی گانت چارت در اکسل

بیایید با هم یک گانت چارت بسیار ابتدایی در اکسل تهیه کنیم تا ببینید کار با آن‌ها چقدر ساده است.

• تمام وظایف را در ستون A فهرست کنید؛
• تاریخ شروع و پایان هر وظیفه را در ستون‌های B و D بنویسید؛
• در ستون C برای محاسبه‌ی مدت‌زمان انجام هر وظیفه از فرمول B2-D2= استفاده کنید؛
• در زبانه‌ی Insert بر روی گزینه‌ی Insert Column or Bar Chart در گروه Charts کلیک کنید. پس از انتخاب طرح افقی سه‌بعدی (3D Horizontal Layout)، ناحیه‌ی نمودار گانت خود را به‌دست می‌آورید؛
• آن ناحیه را مملو از داده و گانت چارت را آن‌طور که می‌خواهید، قالب‌بندی کنید.

قالب ازپیش‌طراحی‌شده‌ی گانت چارت

اگر ترجیح می‌دهید از صفر شروع نکنید، می‌توانید از اینترنت قالب‌هایی را برای تهیه‌ی گانت چارت دانلود کنید. از آن‌جا‌که این قالب‌ها با سربرگ و فرمول‌ها تنظیم می‌شوند، تنها کار شما ورود اطلاعات و دریافت سریع یک چارت است. اگر از یک ابزار مدیریت پروژه مانند مایکروسافت پروژه (Microsoft Project) استفاده می‌کنید احتمالاً قالب‌هایی برای تهیه‌ی گانت چارت دارد که می‌توانید از آن‌ها نیز بهره ببرید.

انتخاب نرم‌افزار جدول گانت

در جست‌وجوی نرم‌افزار گانت چارتِ مناسب با نیاز مدیریت پروژه‌ی خود، از دارا بودن این امکانات در آن مطمئن شوید:

• تعریف و به‌روزرسانی مایلستون (Milestone) در پروژه‌ی شما؛
• پیوند دادن وظایف به یکدیگر بر اساس وابستگی‌ها و ارتباطات؛ ازپیش‌تعریف‌شده یا داشتن قابلیت ‌شخصی‌سازی؛
• همکاری در یک طرح پروژه‌ی پویا؛
• به‌اشتراک گذاری فایل‌ها در قالب متن، تصاویر، ویدئوها یا یادداشت‌هایی شامل خلاصه‌ی وظایف؛
• قابلیت پیگیری وضعیت پیشرفت هر وظیفه در مقایسه با وظیفه‌ی برنامه‌ریزی‌شده.

خلاصه

همان‌طور که گفتیم نمودار گانت ابزاری برای مدیریت پروژه است. این نمودار به مدیران تا برنامه‌ریزی دقیق‌تری برای کار‌های تیمی خود داشته باشند. در این مطلب به طور کامل توضیح دادیم Gantt chart چیست و همچنین روش تهیه‌ی آن را بررسی کردیم. در اگر سؤال و یا نظری درمورد جدول گانت دارید، با ما در میان بگذارید.

موسسه پایشگران پارسیان با بیش از یک دهه تجربه در زمینه آموزش و مشاوره و برنامه ریزی کسب و کار در کنار شماست .

جهت اطلاع از دوره های آموزشی موسسه پایشگران پارسیان از لیست دوره ها دیدن فرمایید.

از صفحه اینستاگرام هولیدنگ پایشگران پارسیان دیدن فرمایید.