آیا افزایش بهره وری با کاهش ساعت کاری امکان پذیر است؟ برخی اوقات، داشتن ساعات کاری کمتر به معنای انجام دادن کار بیشتر است. آیا واقعا موقعیتهایی وجود دارند که در آنها چنین شرایطی صادق باشد؟ چگونه میتوان ویژگیهای روز یا هفتهی کاری ایدئالِ هر فرد را شناسایی کرد؟ آیا میتوان کار کمتری انجام داد و بهره وری را بالا برد؟ در این مطلب به این سؤالات پاسخ خواهیم داد.
ترکیب وظایف شما چیست؟
مفهوم هفتهی کاری از صنعت تولید برآمدهاست. جایی که با افزایش زمان سپریشده در هر شیفت، تعداد محصولات تولیدشده نیز افزایش مییابد. ولی این موضوع در تمام مشاغل صدق نمیکند.
برای افرادی که در زمینههای مرتبط با دانش و اطلاعات کار میکنند، رابطهی چندان مستقیمی بین زمان سپریشده در محیط کار و میزان بهرهوری وجود ندارد.
به طور کلی، تمام انواع کارهایی که افراد انجام میدهند، در پنج گروه اصلی قرار میگیرند که عبارتاند از:
- انتقال اطلاعات در داخل سازمان (جلسات، ایمیلها، تماسها)؛
- تعامل با مشتریان و مراجعان؛
- تهیهی محصولات کاری (گزارشها، دستورات، کدنویسی، تجزیهوتحلیل)؛
- ایدهپردازی؛
- افزایش دانش و مهارت.
مطلب مرتبط: ارتباط با همکار پرحرف
با افزایش تعداد ایمیلها و نرمافزارهای پیامرسان گروهی، سهم زمان سپریشده برای انجام کارهای دستهی اول، بهویژه برای رسیدگی به جلسات و ایمیلها، به طور چشمگیری افزایش یافتهاست.
این تغییر ۳ ایراد اساسی دارد:
- اول اینکه در این صورت، زمان کمتری به فعالیتهای آیندهمحور، مانند تولید ایدهها و یادگیری موضوعات جدید اختصاص مییابد؛
- دوم، ایمیلها و سایر ارتباطات متنی همواره در دسترس قرار دارند و به همین دلیل میتوانند باعث شوند که روز کاری بیش از آنچه باید، تداوم پیدا کند؛
- مورد آخر ایجاد توهم پیشرفت است که در این شرایط، به جای توسعهی کسبوکار، زمان زیادی برای انتقال اطلاعات صرف میشود.
بهتر است افراد به این سؤال فکر کنند که اگر امکان انتخاب داشتند، بهینهترین حالت برای ترکیب وظایف چگونه میتوانست باشد. برای این کار، باید روی به دست آوردن ترکیب مناسبی از ارتباطات، کسبوکار فعلی و پرورش فرصتهای آتی تمرکز کرد. همچنین، باید از توجه به جوانبی که کیفیت کلی کار را افزایش نمیدهند جلوگیری کرد.
بزرگترین چالشها در کدام بخشها قرار دارند؟
برخی از چالشهای محیط کار فقط با تلاش بیوقفه برای حرکت رو به جلو رفع میشوند. رویکردهای مشهوری مانند رویکردی که در کتاب سرسختی (Grit)، نوشتهی آنجلا داکورث (Angela Duckworth)، معرفی شدهاست، روی چنین مسائلی تمرکز میکنند. برای مثال، جیمز دایسون (James Dyson) برای عملیاتی کردن ایدهی تولید جاروبرقی بدون کیسه و تولید نسخهی اولیهی آن، پنج سال زمان صرف کرد. او میدانست ایدهاش خوب است. فقط باید به ساختاری خاص با عملکرد مناسب دست پیدا میکرد تا بتواند آن را در محصولی قابلاعتماد قرار دهد.
اما رسیدگی به گروه دیگری از چالشها، فقط به ساعات طولانی نیاز ندارد. هنگامی که برای حل مشکلات روزمره به ایجاد شاخهی خلاقانهای از کاری که در حال انجام است احساس نیاز شود، صرفا نمیتوان به پشت میز نشستن و انتظار برای خلق یک ایده خاص تکیه کرد. در چنین شرایطی، راهکارهایی مانند خروج از دفتر کار، ورزش، دور شدن از مسئله برای مدتی و مطالعه دربارهی موضوعاتی که به مشکل مورد نظر ارتباطی ندارند، میتوانند گرهگشا باشند.
این زمان سپریشده در خارج از محیط کار میتواند همهچیز را تغییر دهد. افراد پس از بازگشت دوباره به مسئله، آن را به شکل متفاوتی توصیف میکنند. این کار میتواند آنها را به مسیرهای تازهای هدایت کند. در واقع، هنگامی که برای انجام وظایف شغل خاصی خلاقیت فراوانی لازم باشد، فاصله گرفتن از محیط کار به افزایش بهرهوری کمک میکند.
Image by rawpixel.com on Freepik
چهچیزی منبع رشد شما است؟
تمام افراد، فارغ از اینکه چند سال کار کردهاند، همواره باید روی رشد آتی خود تمرکز کنند. دنیای تجارت بهسرعت تغییر میکند و کسب دانش و مهارتهای جدید برای سازگاری با این تغییرات الزامی است. اغلب، بخش بزرگی از آنچه افراد باید بیاموزند، از مسائلی که به طور مستقیم به شرایط فعلی محیط کارشان مرتبط است، فراتر میرود.
در اصل، گاهی اوقات ممکن است فعالیتهایی که صرفا سرگرمی تلقی میشوند، بر زندگی شغلی فرد تأثیر بگذارند. برای مثال، من همیشه آرزو داشتم نواختن ساکسیفون را یاد بگیرم و از همین رو، حدودا در سیوپنج سالگی یادگیری آن را آغاز کردم. واضح است که این موضوع به شغل من به عنوان استاد روانشناسی ارتباطی نداشت، اما من از تجربهی نواختن موسیقی جاز درسهایی آموختم که توانستند بر نحوهی نوشتن و صحبت کردنم دربارهی موضوع روانشناسیِ رهبری و مشاغل اثر بگذارند. اگر من برای یاد گرفتن این مهارت جدید از محیط کار فاصله نمیگرفتم، هرگز چنین تشابهاتی را کشف نمیکردم.
جمعبندی
در این مقاله با افزایش بهره وری با کاهش ساعت کاری در کنار شما بودیم. در واقع، هرگز نمیتوان حدس زد که بهترین ایدهی بعدی از کجا به ذهن میرسد. فقط میتوان گفت اگر متوجه شدید موضوعی به نحوی به پروژهای که روی آن کار میکنید، مرتبط است، در زمینهی آن موضوع خاص به کسب تجربه و تخصص نیاز خواهید داشت. توجه کنید که داشتن ساعات کار طولانی ممکن است به بهای از دست رفتن فرصتها تمام شود. بهتر است بخشی از زمان کار را به تجربههای دیگری اختصاص دهید که میتوانند بازتاب خوبی بر بهرهوری شما در آینده داشتهباشند.
موسسه پایشگران پارسیان با بیش از یک دهه تجربه در زمینه آموزش و مشاوره و برنامه ریزی کسب و کار در کنار شماست.
جهت اطلاع از دوره های آموزشی موسسه پایشگران پارسیان از لیست دوره ها دیدن فرمایید.
از صفحه اینستاگرام هولیدنگ پایشگران پارسیان دیدن فرمایید.